どんどん積み重なる! オフィスの書類はどうやって整理したらいいの?

書類どんどん書類が増えてしまいやすい“オフィス”。
大切な契約書や書類が積み重なり、散乱してしまったこともあるのではないのでしょうか。
あちこちに置いていてはいざ必要な書類を見つけたいときに見つけられなくなってしまいます。
仕事の効率も悪くなってしまうでしょう。そのようなことがないように、オフィスの書類整理についてみていきたいと思います。
ファイルや書類整理棚を利用したり、整理術を学んで会社をキレイにしていきましょう。
書類を整理したい! と思っている方はぜひチェックしてください。

目次

  1. オフィス・会社の書類を整理する方法
  2. 効率的な整理方法
  3. おすすめ! トランクルームの活用法

1.オフィス・会社の書類を整理する方法

要らない書類はシュレッダーにかけて処分できますが、オフィスや会社はなかなか捨てられないような書類が増えやすいところです。
年々書類が増え続けていき、どう整理すればよいのか悩んでいる人も多いでしょう。
そこで、オフィス・会社の書類を整理する方法について紹介します。

1-1.「保管」「保存」と2つにわけること

会社・オフィスで使う書類の整理においてとても大切なことは、「保管する書類」と「保存する書類」の2つにわけることです。
保管と保存、どちらも同じ意味としてとらえている人が多いのですが、まったく違う意味をもっています。
「保管」は必要なときにすぐ取り出せる書類のことで、「保存」はあまり使うことのない書類で倉庫などにしまっておきます。この保管と保存をきちんと使い分けておかなければ書類の整理はできないでしょう。
この書類は保管すべきか、それとも保存するのかきちんと判断してください。
会社やオフィスの書類というものは、保存されたものからどんどん処分していくものです。
デスクに保存する書類は置いてはいけません。何もかも置いてしまうとデスクが汚くなってしまうので気をつけましょう。

1-2.“ファイリング”を上手にすること

保管、保存どちらにせよ“ファイリング”はきちんとしなければなりません。
ファイリングとは、書類を分類することです。
例えば、営業・顧客管理・企画・契約書・マーケティングなどさまざまな分類にわけられるでしょう。
あまり細かく分類してしまうと逆にごちゃごちゃになってしまうため、誰がみてもわかりやすいように7つ以内の分類にわけてください。
業務内容ごとに書類をきちんとファイリングしていけば必要な書類が見つけやすいですし、キレイに整理ができるでしょう。
ファイルを分類の数ごとに購入し、書類を保管する場所に置いておくとスッキリしますよ。

1-3.保管期間を決めること

1番最初に「保管」と「保存」について説明しましたが、書類を保管する場合、いつまで保管しておくのか期間を決めておくこともひとつの整理ポイントです。
期間を決めておかなければずっと保管することになり、どんどん保管場所に書類が増えていってしまうでしょう。
保管期間は年度末や半年以内と決めておき、期間が過ぎたら倉庫に移動してください。そして倉庫に移動され「保存」された書類は会社で決められた時がやってくれば処分されることになるでしょう。
会社によって規定があると思うのでチェックしてみてはいかがでしょうか。
デスクまわりや社内をキレイにするためにも保管期間を決めることは大切です。

2.効率的な整理方法

2-1.書類整理棚を活用しよう

オフィス用品を販売しているお店で“書類整理棚”があります。
書類整理棚とは名前のとおり、書類の整理に特化した棚のことでさまざまなサイズや種類があります。
書類整理棚を活用すると効率的に整理できるのでオススメです!
デスクに置けるコンパクトサイズから大量収納できる複数列のケースなどたくさんの種類があるのでぜひチェックしてみてください。
オフィスに置けるような書類整理棚を購入し、書類を保管するのもよいでしょう。
保管したい書類を早く片付けたいときはこのようなアイテムを活用すると素早く整理ができます。

2-2.必要ない書類はどんどん捨てること

必要ないと思った書類はどんどん捨てることも効率的な整理方法です。
大切なことが記載されている書類や終了した業務の書類のコピーはこれから先も必要ありません。原本だけしっかり保存しておけばよいので要らないものはどんどん捨てていきましょう。
もし、「後で必要になるかもしれない…」と思う資料があれば捨てなくても構いません。
しかし、ある一定期間以上使わなければこの先も使うことは絶対にないので捨ててください。
捨てる、捨てないをハッキリさせることが整理術の一歩になります。

2-3.“データ化”する方法もある

最近では書類で残すのではなく、データとして残す会社が増えてきています。
電子書籍が流行しているように会社の書類もデータ化し、電子保存するのです。
デジタルで保存する場合は事業名や内容、書類作成日を入力するだけですぐに見つけられるのでとても効率的な整理法と言えるでしょう。
手書きの書類やスケッチをしたものでもスキャンを利用してデータ化できます。
データが削除されても大丈夫なようにバックアップをする必要はありますが、書類で残すよりも効率的なのでオススメですよ。

3.おすすめ! トランクルームの活用法

3-1.トランクルームを利用するメリットとは?

会社の倉庫では保存できなくなってしまった場合、「トランクルーム」を利用してみてはいかがでしょうか。
トランクルームは月々利用額を支払うだけで利用できる便利な倉庫のことで、外にある大きなトランクルームだけではありません。
最近ではオフィス街にあるビルの一角にトランクルームが設置され、空調管理がされている部屋の中で書類が保存できます。
汚れる心配はありませんし、24時間警備システムが作動しているところもあるので安心して預けられるでしょう。
オフィスの近くにあれば必要なときにでもすぐに取りにいけるので便利です。
会社の近くにトランクルームがないかどうかチェックしてみてはいかがでしょうか。
倉庫に入りきれなかった書類を管理するにはうってつけの場所となっています。

3-2.トランクルームを利用する際の注意点

トランクルームを運営している会社によって預けられないものがあります。
例えば、現金、危険物、貴重品、証券類といった価値のあるものは基本的にNGなので注意してください。
そして“利用料金”にも要注意です。
毎月どのくらいのお金がかかるのか、会社のコストをできるだけ減らすためにもいくつかのトランクルームを比較するとよいでしょう。
料金が安くてもきちんと管理されているかどうか、警備システムはどのようになっているのか管理内容についても必ず確認することを忘れないでくださいね。

まとめ

会社・オフィスの書類整理についてみてきましたがいかがでしたでしょうか。
整理方法をきちんと把握しておけばいくら書類が増えてもキレイなデスクを保ち続けられるでしょう。
仕事をスムーズにするためにも書類整理はとても大切です。

  • 「保管」と「保存」に区別する
  • ファイリングを上手にする
  • 保管期間を決める
  • 書類整理棚を活用する
  • 必要のない書類はどんどん捨てる
  • データ化すると効率的
  • トランクルームを利用すれば整理できる
  • 預けられないもの・利用料金は要チェック

会社の倉庫でどうしても保管しきれなくなった場合はトランクルームを利用するのもひとつの方法です。
使用料金がいくらかかかりますが、整理整頓できる大きなメリットがあります。
ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

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