オフィスをすっきり片付ける収納術・収納アイデアはこれ!!

きちんと整理整頓されたオフィスは、仕事もはかどります。しかし、オフィスがいつも散らかっていると悩んでいる方は多いでしょう。

そこで今回は、オフィスの収納術や収納のアイデアをご紹介します。いったいなぜ、オフィスは散かってしまうのでしょうか?
また、貴重品をオフィス以外の場所に保管する方法もご紹介しますので、オフィスがどうしても片付かないという方はぜひ参考にしてみてください。この記事を参考にすれば、あなたのオフィスもすっきり片付くかもしれません。

  1. オフィスが散らかる原因は?
  2. オフィスを片付けるメリットは?
  3. オフィスを効率的に片付ける方法は?
  4. トランクルームを利用してみよう
  5. おわりに

1.オフィスが散らかる原因は?

まず始めに、オフィスが散らかる原因をいくつかご紹介します。心当たりがあるものも多いのではないでしょうか?

1-1.古い資料が捨てられない

現在のオフィスは、パソコンの普及によってペーパーレス化が進んでいます。しかし、古い資料がいまだに整理棚のほとんどを占領している、というオフィスも多いでしょう。仕事の資料は捨て時が難しいです。古いものでも、「もしかしたらそのうち使うかも」と思えば捨てられません。古いものが捨てられなければ、当然新しいものが入る余裕もないでしょう。こうしてオフィスが散らかっていくのです。

1-2.私物が多い

オフィスによっては、私物の持ち込みが許されている所もあります。しかし、多すぎる私物はオフィスを散らかす原因になるでしょう。しかも、いくら同僚とはいえ何度も「片付けてください」と言うのは気がひける場合も多いです。私物を散らかしている人が上司の場合は、さらに注意しにくいでしょう。また、片付けが苦手な人の場合は、「自分の私物がオフィスを散らかしている」という自覚がない方もいます。

1-3.オフィスが古い

古い建物はコンセントの数が少ないです。現在のオフィスにパソコンは必須。その為配線がうまくいかず、コンセントが床で絡まっていたり、整理棚などが壁際に置けなかったりする場合も多いでしょう。コンセントの位置を何とかしてもらわないと片付かない、というオフィスもあります。

1-4.オフィス家具が古い

整理棚やデスクなどのオフィス家具も、時代によって使いやすいようにデザインが変化しています。古いオフィス家具を使い続けていると、オフィス用品とのサイズが合わなくなる場合も多いでしょう。オフィス家具が使いにくければ収納もしにくくなり、ものが散らかりやすくなります。また、不要な家具をいつまでも処分しないオフィスも多く、それがオフィスが片付かない原因になっている場合もあるのです。

2.オフィスを片付けるメリットは?

では、オフィスを片付けると具体的にどんなメリットがあるのでしょうか?この項ではそれをご紹介します。

2-1.仕事の効率が上がる

オフィスが片付いていれば、従業員全員がどこに何があるかを把握できます。仮に仕事の担当者がいなくても、すぐに対応できるでしょう。また、何か調べ物があった際もすぐに必要な物が見つかるので、作業を中断する時間が最小限ですみます。探し物が見つからないストレスもたまりません。

2-2.職場の雰囲気がよくなる

雑然としたオフィスでは探しものやなくしものも多く、仕事に集中しにくいです。仕事が進まなければストレスがたまり、従業員もイライラしがちになるでしょう。すっきりとしたオフィスはその反対です。余裕を持って仕事ができれば他の人に気を配ったり手伝ったりすることもできますから、職場の雰囲気も向上します。

2-3.お客様からの信用度もアップする

職種によっては、取引先のお客様がオフィスに訪問する場合もあります。当然きれいなオフィスの方が、お客様の印象も良いでしょう。応接スペースのあるところもありますが、オフィスの様子が全く見えないという場所は少ないです。オフィスが散らかっていると、どうしてもだらしがなくいい加減な印象を持たれてしまうでしょう。

3.オフィスを効率的に片付ける方法は?

では、オフィスを効率よく整理整頓するにはどうしたらよいでしょうか? この項ではその方法をご紹介します。

3-1.場所を決めて片付ける

オフィスは仕事をする場です。ですから、仕事の手を止めて整理整頓をするわけにはいきません。また、オフィス中をひっくり返して片付けようとすれば、時間も手間もかかります。そこで、整理棚だけ各自のデスクだけ、と場所を決めて片付けましょう。そうすれば、短時間でも片付けられます。

3-2.重要な書類は電子化する

古い書類のうち、どうしても取っておきたいものは電子化して処分してしまえば場所を取りません。スキャナーとパソコンがあれば簡単にできます。その他の書類は、保管期間を決めると処分しやすいです。なお、個人情報が書かれている書類は、たとえ古いものでも業者に処分を依頼したりシュレッダーにかけて処分してください。

3-3.オフィス家具を買い替えたり、収納グッズを使う

古いオフィス家具は思い切って買い替えると、オフィスが片付きやすいです。今は状態の良い中古品も流通していますので、それを利用すれば安くすみます。また、コード類をすっきりまとめる収納グッズも販売されていますので、積極的に利用してみましょう。

3-4.私物の持ち込みを制限する

私物の持ち込みが許可されているオフィスは、その量の上限を決めましょう。また、個人のデスク以外に置かれている私物は、期限を区切って処分する決まりを作ってもよいですね。さらに、オフィス全体で書類や文房具の収納方法を統一すると、整理整頓がしやすくなります。

4.トランクルームを利用してみよう

  • 古いが重要な書類の収納場所がない
  • 個人情報など社外秘の情報を記載してある書類の安全な保管場所が欲しい

このような場合は、トランクルームを利用するという方法があります。トランクルームは個人の荷物を預かってくれる場所というイメージがありますが、法人向けのサービスを行っている所もあるのです。

トランクルームは防犯設備もしっかりしていますし、月単位でレンタルできますから一時的に大切な書類などを保管するときも使えるでしょう。最近は個人情報の流失が度々ニュースになります。たとえ古い情報でも流出すれば、どこかで悪用されるかもしれません。トランクルームに預けておけば安心できます。

5.おわりに

いかがでしたでしたか? 今回はオフィスの片付け方や収納術をご紹介しました。
まとめると

  • 古い書類が捨てられないオフィスは散かりやすい
  • 私物がたくさん持ちこまれているオフィスも散らかりやすい
  • オフィスを片付けると仕事の効率も上がる
  • オフィスに置き切れない重要な書類はトランクルームを利用しよう

ということです。

オフィスではどうしても仕事が優先ですから、散らかっていてもなかなか片付ける機会がありません。しかし、年末の大掃除の時期などはチャンスです。思い切って整理整頓にチャレンジしてみてください。

また、毎朝従業員が掃除をしているオフィスの場合は、10分間でも整理整頓をすれば少しずつ片付いていきます。朝礼の時間に片付けタイムを設けても良いでしょう。さらに、トランクルームを利用する際は、あらかじめ預ける荷物の大きさを測っておいてください。そうすれば荷物に見合った大きさの部屋を借りることができます。トランクルームの料金は部屋の大きさで決まりますので、余計な料金がかかることもありません。

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