デスクの整理整頓術。環境整備で頭をすっきりさせよう!

デスクの整理整頓には、気を配っていますか? デスクの上に書類が山積み、どの書類がどこにしまってあるかわからない、大事な郵便物がどこかにいってしまった。デスク周りがごちゃごちゃしていると、思考回路も混乱してしまうことが多いようです。そういう状態になっていると、必然的に作業能率も落ちてしまいます。
デスクの周辺環境は、常に整理整頓され、何がどこにあるかが一目でわかるのが理想的です。学習デスクも同様で、きちんとした環境であることで、しっかり学習する姿勢をたもつことにつながるのではないでしょうか? デスクは、頭の中の状態を映し出す鏡のようなもの。いかにきれいにしているかで、その人の心の中まで読み取れてしまうはずです。
この記事を読んで、デスクの整理整頓のために必要なことを覚えていきましょう。

  1. デスクの整理整頓の重要性・効果
  2. デスクの整理整頓のコツ
  3. まとめ

1.デスクの整理整頓の重要性・効果

デスク周りを見回してみましょう。書類や書籍などが散乱し、引き出しの中は乱雑な状態ではないでしょうか? デスクは、仕事や学習をするための大切な場所です。荷物や書類などがデスクを占拠していると、作業スペースがその分だけ減ってしまいます。広いはずのデスクが、3分の1しか使えていないという人もいるのではないでしょうか? 劣悪な環境化での仕事や学習は、作業の妨げになります。
ここでは、デスクの整理整頓がなぜ必要なのか、また整理整頓することでどのような効果が得られるのかをご紹介しましょう。

1-1.タイムロスが減る

デスクがごちゃごちゃしているだけで、何がどこにあるのかわからない方が多くいることでしょう。必要な書類を早急に用意しなければならないときに、まず探すことから始めなくてはなりません。たとえ、1回数分探しものに時間を費やしたとしても、1か月に換算すると多くの時間を割いていることになります。タイムロスは、企業にとって大きな痛手。探しものをしている分だけ時間が取られてしまい、その間は仕事がストップしてしまっているわけです。そして、その探しものを待っている間、ほかの人の時間まで奪ってしまっていることをしっかり認識しておくべきでしょう。同じ仕事に携わっている人たちにも大きな迷惑をかけていることになります。そうした面を考慮しても、デスク周辺の管理がきちんとなされているかどうかで、企業としての仕事のスピードアップにも影響してくるものです。

1-2.悪い印象からの脱却

デスクは、そこを使っている人の顔にあたる部分です。汚らしい使い方をしていれば、当然片付けができない、片付いていなくても気にならないずぼらな性格なんだという、悪いレッテルを貼られることになるでしょう。
自分は仕事が好きだといい張っても、デスクの汚さでその熱意は説得力の乏しいものになってしまうはずです。もし、自分が不在の場合、ほかの人が書類や探したいものがあっても、見つけられないという事態を引き起こしてしまうことも考えられるでしょう。自分だけの問題ではなく、ほかの人に大きな迷惑をかけてしまいますよね。休暇を取るごとに、ほかの人に余計な手間をかける可能性も。
また、デスクがきれいな人は自宅の部屋もきれいに整頓されていて、反対にデスクが汚い人は自宅の環境も劣悪だという概念が存在します。こうした悪いイメージは、どんどん広まってしまうもの。自分のイメージを大切にしたいと考えるのであれば、服装などの外見と同じくらい気配りをするように心がけましょう。
デスクが片付いている人は、丁寧な仕事ができる印象を与えるものです。悪いイメージから脱却するためにも、デスクの整理整頓は大切でしょう。

1-3.衛生的

デスクが雑多な状態だと、ほこりやゴミが蓄積しやすいものです。特に、パソコンなどの精密機器は、ほこりやゴミなどに弱く、悪影響は計り知れません。デスクで昼食を取っている場合には、食べカスなどが残っているケースも考えられます。書類や書籍などで埋め尽くされたデスクで普段から過ごしていると、そうしたほんのわずかなゴミなどを見逃してしまいがち。気づかぬうちに、積もり積もって不衛生な環境を生み出してしまっています。衛生的な面から考えても、デスクを整理整頓することは健康にも大切なことでしょう。
自由に使えるスペースが狭いことで、飲み物をうっかりこぼしてしまったり、食べ物で重要な書類を汚してしまったりする事故も引き起こしてしまう可能性も。パソコンのキーボードまで汚れてしまっては、仕事どころではなくなってしまいますよね。
仕事をする環境は、常に衛生的であることは大前提です。

2.デスクの整理整頓のコツ

デスクをきれいに使うことは、仕事や学習の効率向上のために、とても大切なことです。大切な書類がどこにあるのか、何を優先すべき事項であるのか、頭の中を整理しながら作業に取り組むことができるでしょう。
ごちゃごちゃした環境は、頭の中まで混乱してしまいます。その反対に、デスクが常にきれいな人は、すっきりした思考を持ち、常に自分にとって効率のいい方法を生み出すことができるでしょう。
周囲からいい印象を受け、仕事ができる人というイメージを抱いてもらうためにも、デスクをきれいに整理整頓してみましょう。周りからの評価が第1ではなく、自分自身のやりやすさを見直すためにも、ぜひ取り組んでみてください。
デスクの整理整頓のコツをご紹介します。

2-1.デスクに置くものを限定する

1番目につくデスクには、限られたものだけを置くようにしましょう。パソコン、手帳などの筆記用具、電話、使用中の書類。現在進行形のものだけを置くことで、処理スピードが格段にあがります。目に見えるものから片付けていくようにすれば、慌てることも、何をすればいいのか迷うことも少なくなるでしょう。
そして、帰宅時には、使用した書類などはきちんとしまうように癖をつけ、パソコンと電話だけにするように心がけると、翌日のスタートが切りやすくなります。その日だけを考えず、毎日仕事をする環境である意識を高く持つことが大切です。

2-2.小さな引き出しはトレーで分別

詰め込みがちな文房具は、小さな引き出しにトレーを使って分別してしまうようにしましょう。見た目もすっきりしますし、出し入れしやすいことで、使いやすさもアップします。そして、文房具の定位置を決めることが大切です。
余分に文房具を抱えてしまってあふれている場合、共有スペースへ返却するなど、数量を限定してデスクに置くようにして、デスク内の閉塞感を緩和するようにしましょう。

2-3.種類別に引き出しへ

引き出しは、引っ張り出さなければ、その中を知ることはできません。閉めている状態だと、中がどのように整理されているかわからず、そのため使っている本人も臭いものにふたをしているように、見て見ぬふりをして過ごしてしまう傾向があります。
引き出しは、上手に使えば広い収納スペースに変貌するはず。書類なども探しやすくなり、ほかの人が必要なときに簡単に探すこともできるようになるでしょう。そのためにも、種類別に引き出しへ収納することをおすすめします。
誤った収納で目立つのが、引き出しにA4サイズの書類をそのまま重ねてしまうケースです。ほかのものがしまえず、書類も積み重なり続け、その中からたったひとつを見つけ出すだけでも一苦労してしまいます。書類は、1番大きな引き出しに立てて、ファイルボックスなどを活用し、分別しながら収納していきましょう。

3.まとめ

デスクの整理整頓についてご紹介しました。デスクをきれいにたもつことは、作業能率が格段に向上のために大切なこと。周囲からも好印象を受け、仕事ができるイメージを持たれる第1歩です。

  • デスクの整理整頓の重要性・効果
  • デスクの整理整頓のコツ

作業能率が向上すれば、仕事の成果にもつながります。また、自分が休暇を取ってほかの人に作業を交代してもらわなければならないときにも、余計な手間や迷惑をかけずに済むはずです。仕事しやすい環境を作り、思考もすっきりした、快適でスムーズな作業空間をめざしましょう。

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