【お役立ち】大切な資料の保管はこうする! 確実・安全な方法を伝授!

「使いたい資料がすぐにみつからない」「資料が多過ぎて整頓しようにも保管場所が足りない」といった経験は無いでしょうか。資料は、必要なときにすぐ利用できることに大きな意味があります。特に大切な資料は、確実・安全に保管することが必要不可欠でしょう。そのためには、資料の性質を理解し、適切な方法を知る必要があるのです。今回は、資料の保管方法について詳しく解説します。

  1. 資料の保管について
  2. 資料の保管の仕方について
  3. 資料の保管にはトランクルームの活用がおすすめ
  4. 資料の保管にかんするよくある質問

この記事を読むことで、資料を適切に保管するための方法や場所を理解することができます。また、保管場所としてトランクルームが優れていることにも納得するでしょう。大切な資料をきちんと保管するためにも、まずは、記事をしっかり読んで学んでください。

1.資料の保管について

最初に、資料の保管の基本を確認しておきましょう。資料にかんする悩みごとについても、細かく見ていきます。

1-1.資料について

資料とは、何らかの研究や調査のために、参考にするデータのことです。資料にも、さまざまな種類があります。たとえば、調査資料・歴史資料・統計資料などですね。ほかにも、家庭内資料・会社資料・病院資料など、特定の場所で扱う資料もあります。

1-2.資料の保管にかんする悩みごと

資料の保管には、多くの悩みごとを伴います。

  • どんどん増えていく:資料の保管場所に悩む
  • 種類・区分が細かい:種類や区分が細かくて管理しづらい
  • 電子データの保管方法をどうするか:保管先の選択や管理の問題が出る
  • 機密資料の保管に気を使う:情報流出などの心配
  • 保存期間の管理:保存期間終了後の処分問題がある
  • きれいに保管したい:適切な保管方法がわからない

2.資料の保管の仕方について

資料の保管の仕方について、ポイントやコツを学びます。重要な資料を確実・安全に保管するために必要なことを理解しましょう。

2-1.資料の保管にかんする注意点

資料は、貴重なものや機密事項を含むものが多いものです。そのため、セキュリティーに気を付ける必要があります。誰でもすぐに見ることができると、情報流出のリスクが高まるため、閲覧権限を制限することが望ましいのです。また、紙の資料は湿気に弱く、条件によってはシミやカビが発生するため注意しましょう。保管場所の湿気やほこりに気を付けることも、大切なことです。

2-2.資料の保管方法

紙の資料は、ファイルやバインダー・キャビネットなどの保管道具を利用することが多くなります。すぐに取り出すことができるように、きちんと分類をして見出しを付けておきましょう。資料が多い場合は、一覧を作成しておくと管理が楽です。なお、紙の資料を電子スキャンするとデジタルデータにすることができます。実際、多くの企業では、紙の資料のデジタルデータ化を進めているのです。デジタルデータ化した資料は、ハードディスクなどの記録媒体や保管専用サーバー・外部ストレージに保管することになります。

2-3.資料の保管場所について

資料の保管場所は、主に以下の場所とすることが多いでしょう。

  • 机の引き出し
  • 本棚やキャビネット
  • 押し入れ・クローゼット
  • 資料室(企業の場合)

保管場所は、資料の質や量に合わせて選びましょう。資料の量が多過ぎて十分なスペースを確保できなかったり適切な環境を維持しにくかったりする場合は、ほかの保管場所や方法を考えてください。

3.資料の保管にはトランクルームの活用がおすすめ

ここでは、トランクルームのメリットや選び方など詳しく解説します。

3-1.トランクルームとは

トランクルームとは、建物のフロアを細かく仕切ってレンタルするサービスのことです。ごく狭いものから、6畳程度の広々としたものまで、さまざまな広さがあります。基本的に、収納目的での用途に限定しているため、宿泊したり書斎として活用したりすることはできません。最近は、集合住宅の増加などにより、個人の収納スペースが不足気味です。また、企業でも資料の保管スペースに困ることも増えて聞いているため、トランクルームに注目が集まっています。

3-2.トランクルーム活用のメリット

トランクルームを活用することによって、以下のメリットを受けることができます。

  • 資料の保管専用のスペースを確保できる
  • 資料を適切な環境で保管できる
  • 資料の収納スペースの悩みが無くなる
  • スペースに余裕があれば資料以外のものも収納できる

トランクルームは想像以上にメリットが多くあるので、ぜひ検討してください。

3-3.資料の保管に向いているトランクルームの条件

  • 資料の保管に十分なスペースを確保できる
  • 空調管理(湿度管理など)や掃除が行き届いている
  • トランクルーム内がほこりっぽくない
  • セキュリティーがしっかりしている
  • 使いたいときに出し入れがしやすい

資料の保管に適していることと、利用しやすいことの両方を満たすトランクルームを探しましょう。

3-4.トランクルーム業者の選び方のポイント

  • トランクルームの運営で信頼・実績がある
  • 資料の保管に適したトランクルームである
  • 利用しやすい立地にある(会社から近いなど)
  • 料金設定がリーズナブル
  • 予算や希望によってさまざまなタイプを選ぶことができる
  • 質問や依頼に親切に対応できる
  • 利用者からの評判がいい
  • 使い勝手の良い契約条件にしている(24時間出入りOKなど)
  • 顧客管理や個人情報の取り扱いがきちんとしている

なお、当社アプレックスでも書類の保管に最適なトランクルームを多数用意しています。首都圏でトランクルームをお探しの場合は、ぜひご覧ください。

3-5.トランクルームを利用する流れを解説

  1. 最初に希望の条件に合った物件探しをする
  2. トランクルーム業者に連絡して詳細の説明を受ける
  3. 業者の立ち会いのもとで現地視察をする
  4. 利用料金や期間・そのほかの条件にかんする説明を受ける
  5. 問題が無ければ契約・利用開始となる

なお、業者によっては初期費用無料キャンペーンや初月日割り計算での利用ができることもあります。詳しくは、業者に確認してください。

3-6.トランクルームの利用料金について

都市部のトランクルームの利用料金は、以下を目安にしてください。

  • 1室0.4畳程度の広さ:月額約8,000円から
  • 1室1畳程度の広さ:月額約17,000円から
  • 1室2.8畳程度の広さ:月額約42,000円から

なお、トランクルームの価格は広さや立地などさまざまな条件で上下します。保管する資料の物量や、トランクルームに求める条件などを考慮して最適なところを選びましょう。どの物件がいいかわからないときは、業者に相談すると解決しますよ。

3-7.トランクルームにかんする注意点

トランクルーム業者が増加するに従い、以下の点に注意しましょう。

  • 業者の説明が不十分なときは納得できるまで質問をすること
  • レンタル料金が高過ぎる業者は保留すること
  • 契約を無理に急ぐ業者はNG
  • セキュリティーに不安がある業者もNG

大切な資料を保管するために契約するのです。ひとつでも不安な点があるときは、契約を保留しましょう。

4.資料の保管にかんするよくある質問

最後に、資料に保管にかんするよくある質問に回答します。トランクルームの契約にかんする疑問についても触れているので確認してください。

4-1.資料が行方不明になりがちな理由を教えてもらえますか?

ほしい資料がなかなかみつからないことが多い人は、以下のポイントをチェックしましょう。

  • 使用後に元の位置に戻しているか
  • 目的の異なる資料を一緒に保管していないか
  • 廃棄するべき資料を残したままにしていないか
  • 狭いスペースに無理やり資料を詰め込んでいないか
  • 保管スペースに不必要なものを置いていないか

資料の保管方法がきちんとしていて、使用後に元の場所に戻すことを徹底することで行方不明を防ぐことができますよ。

4-2.紙の資料をデジタルデータ化するときの注意点は?

紙の資料をデジタルデータ化することは、保管スペースを減らすことができ、ほかの人との共有化が可能になるなど多くのメリットがあります。しかし、デジタルデータはうっかり消去してしまいやすいという難点があることも事実です。特に重要なデータは、バックアップを作成してメインの保管場所とは別のところに保存しましょう。また、デジタルデータは気軽に扱いやすいため流出が心配です。閲覧制限を掛けるなど、セキュリティー管理に気を付けてください。

4-3.トランクルームに保管するときのおすすめの方法は?

トランクルームに資料を保管するときは、収納計画を立ててどこに何を保管するか決めてから作業に入ってください。せっかく保管に適したスペースを借りることができても、資料が行方不明になり、すぐに取り出せないようでは困ります。必ず資料一覧を作り、どこに何を保管したのかわかるようにしておきましょう。なお、紙の資料はファイルやバインダーを利用してまとめ、立てて収納することをおすすめします。平置きより取り出しやすく、収納量も増えるので一石二鳥ですよ。

4-4.トランクルームの中に契約者以外が立ち入ることはありますか?

トランクルームの業者は、清掃や空調設備のチェックのために内部に立ち入る可能性はあります。内部に立ち入るタイミングについては、業者に確認しておきましょう。業者以外の第三者が無断で内部に入ることは無いので安心してください。しかし、機密資料などを保管している場合は、不安になるのも事実です。業者によっては、警備会社と提携して24時間モニター監視を行っているところもあります。セキュリティーに力を入れているところを選ぶと安心でしょう。

4-5.トランクルーム契約中に資料が盗難に遭った場合の補償は?

セキュリティーがしっかりしていても、何らかの理湯でトランクルーム内部の資料が盗難に遭った場合は、盗難保険でカバーできることがあります。まずは、契約時の内容を確認してみましょう。なお、盗難保険は契約時に業者が加入をすすめてくるところから、すべて自分で手配しなければいけないところまでさまざまです。保管する資料の重要性を考えて、保険加入を検討しましょう。

まとめ

資料は、適切な方法で管理の行き届いた場所で保管しましょう。利用したいときにすぐに出すことができて大きな意味を持つからです。そのためにも、正しい保管方法を学ぶだけでなく、適切な保管場所を確保しましょう。たとえば、トランクルームで空調管理などがしっかりしているところを選べば安心です。大量の資料の保管に悩んでいる場合や、大切な資料の劣化を防ぎたい場合は、ぜひ積極的に利用を考えてみてください。

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