契約書の管理方法が知りたい! トランクルームの利用について解説


契約書とは、契約を締結する際に作成する文書のことです。文書には、契約内容・署名・記名押印などが記載されているため、きちんと管理しておかなければなりません。契約書を保管する企業にとっては、情報流出の防止・日々の業務をスピーディーに行うために管理が必要不可欠です。しかし、次々と増える契約書の管理は大変な作業でしょう。そこで、本記事では、契約書の基礎知識・管理の重要性・具体的な方法などについて説明します。

  1. 契約書の基礎知識
  2. 契約書の管理について
  3. 契約書の管理方法について
  4. 契約書の管理・収納場所を作る方法
  5. 契約書の管理に関してよくある質問

この記事を読むことで、契約書を上手に管理するための知識を身につけることができます。悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

1.契約書の基礎知識

契約書の管理について知る前に、基礎知識を身につけることが大切です。契約書の種類や重要性について説明します。

1-1.契約書とは

契約書は、契約を締結する際に作成する文書のことです。当該契約の内容を表示するためのものであり、署名・記名押印をすることで契約内容に承諾した証(あかし)となります。日本の法律上、契約書の作成は保証契約などの一部をのぞいて必要なものではありません。そのため、企業間取り引きの現場などでは、口頭確認や受発注書の交換だけ行われることもあります。しかし、契約書をきちんと交わす企業も存在しているのです。

1-2.種類・どんなものがあるか

契約書といっても、さまざまな種類があります。主な種類は、念書(ねんしょ)・覚書(おぼえがき)・合意書の3点です。それぞれの特徴について説明します。

1-2-1.念書

約束のための書類を念書といいます。後日の証拠として、「念のために作成」する書類から念書と呼ばれました。念書は、作成した側が持つのではなく、契約相手に渡すための文書です。念書の内容には、約束履行者氏名・履行されるものの氏名・履行する年月日・場所・約束内容・念書作成日が記載されます。

1-2-2.覚書

念書と混合されがちな覚書は、自身が交わした約束ごとを忘れないように作成した文書のことです。契約の場において、契約内容を忘れないように合意事項を文章にしたものを指します。すでに、作成した契約書の内容変更や補足事項を追加する際に用いられることが多いでしょう。

1-2-3.合意書

合意したときに作成する書面のことを合意書といいます。トラブルが起きたとき、お互いが納得できる解決案を出さなければなりません。その解決内容に対して合意した場合に作成するのが、合意書となります。また、売りたい人と買いたい人双方が合意したときに作成する文書でもあるのです。

1-3.重要性について

契約書を作成することで、契約内容を明確に記すことができます。契約書を作成しなかった場合、契約内容の細部についてお互いの見解が異なるときがあるでしょう。その場合に、契約内容が記載されている契約書を提示することで、その内容がハッキリします。後々の紛争・すれ違いを予防するためには、契約書の作成が必要なのです。

2.契約書の管理について

契約書の管理は、なぜ重要なのでしょうか。管理のメリット・注意点について説明します。

2-1.管理の重要性

契約書は、次々と増えるものです。不動産売買契約書・物品売買契約書・顧客契約書・業務委託契約書など、契約内容はさまざまですが、それらの文書には個人・企業情報も記載されています。何より、大切な契約内容が細部まで記載しているため、丁重に扱い保管しなければなりません。きちんと管理していなければ、契約書の紛失・破損・情報漏えいのリスクがあります。

2-2.管理のメリット

契約書をきちんと管理することは、企業・会社に大きなメリットをもたらします。どこに何があるのか分かりやすくなるため、契約書が必要なときにすぐ取り出せるでしょう。契約内容を確認したいときは、スムーズな作業が可能です。また、社内で保管している契約書を貸し出せるようにすれば、社員同士で情報共有ができるでしょう。顧客や契約会社相手の問い合わせにも、迅速に対応できます。

2-3.管理の注意点

契約書の管理を行う際は、契約書をただ保管するだけでは不十分です。保管・分類を徹底するのはもちろんのこと、簡単に検索・閲覧できるようにしておかなければなりません。なぜなら、企業で行う契約は、社員が共有する必要があるからです。誰もが見たいときにすぐ見られる状態にしておかなければ、管理する意味がありません。また、契約書を管理する際は、会社・企業のルールがあると思います。そのルールもきちんと確認しておきましょう。

3.契約書の管理方法について

契約書を管理する方法はさまざまです。どのような方法があるのか、管理部署・注意点についても詳しく説明します。

3-1.方法について

契約書の管理方法は、担当部署ごとに保管、または電子化する方法があります。それぞれの特徴を把握して、適切な方法を選びましょう。

3-1-1.担当部署ごとに保管

契約書の保管方法として主流になっているのが、担当部署ごとに契約書の原本を保管することです。契約書の保管庫を作るのではなく、担当部署ごとに契約書保管のキャビネット・保管棚などを用意します。それぞれの部署で保管すれば、管理する書類の量も少なく済むでしょう。

3-1-2.電子化する

近年、注目されているのが電子化する方法です。さまざまな契約書があるため、年々書類の数が増えていくばかりでしょう。次々と増える契約書の管理に困っている方は、すべて電子化することをおすすめします。契約書を電子化して共有フォルダーに格納・共有すれば、社内のパソコンを通じて共有することができるでしょう。書類の枚数が減り、管理しやすくなる方法といえます。

3-1-3.そのほか

ほかには、契約書の一覧台帳をエクセルで作成する方法があります。すべての契約書をエクセルでまとめることができるため、管理が簡単になると同時に、社内で共有しやすくなるのです。エクセルを扱うことができれば、簡単に作成できます。

3-2.管理部署

では、契約書を管理する場合、どの部署が担当するのでしょうか。

3-2-1.複数の部署で管理

担当部署ごとに保管する場合は、複数の部署でそれぞれ契約書を管理することになります。管理する書類の数が減り、負担もバラけさせることができるでしょう。しかし、ほかの部署と共有する際には、どちらで管理すべきか決めなければなりません。また、ほかの部署とも共有しにくくなるデメリットがあります。

3-2-2.契約を行った部署で管理

契約を行った部署で管理するのも選択肢の1つです。契約を交わした直後にすぐ管理できるため、移動したり、紛失したりする必要がありません。しかし、複数の部署で同一の相手方と契約書を締結してしまうという、重複契約のリスクが伴うでしょう。

3-2-3.1つの部署で管理

1つの部署で管理することは、すべての契約書を1か所に集めることとなります。そのため、契約書の量が多く、どこに何があるのか明確にしておかなければなりません。契約書を1か所にまとめることで、紛失のリスクは減ります。管理しやすいメリットと同時に、管理を徹底させなければならないデメリットも生まれるのです。

3-3.注意点

契約書を管理する場合は、契約書の原本・台帳(契約書の一覧リスト)・スキャニングデータの3点をきちんとつなげて考えなければなりません。なぜなら、社内で管理方法を決めて統一しても、使い勝手が悪いと浸透しないからです。ルールを統一し共有したのち、きちんと浸透しているのかも確認が必要となるでしょう。

4.契約書の管理・収納場所を作る方法

契約書の管理場所がない・収納場所が足りない場合は、トランクルームの利用がおすすめです。活用法・契約書保管に向いているトランクルーム・メリット・業者選びのポイントなどについて説明します。

4-1.トランクルームとは

トランクルームとは、普段使用しない荷物を一時的に預けることができるスペースのことです。空き地などにあるコンテナを思い出す方が多いでしょう。現在のトランクルームには、マンション・ビルなどの一角が倉庫になっているところがあります。個人で利用している方もいれば、サークル・企業などの共有場所として活用している方もいるのです。契約書の保管にぴったりな場所といえるでしょう。

4-2.トランクルームの活用法

何のためにトランクルームを利用するのか、人によってさまざまです。たとえば、個人利用の場合、趣味・レジャーの道具などの保管場所にしたり、引っ越しで新居に入らなくなった家財道具や衣類の一時保管場所としたりできます。法人の場合は、使わなくなった事務用品や書類などを預ける場所として利用しているのです。新しい収納場所が増えるので、収納したいものが保管できます。

4-3.契約書の保管に向いているトランクルームとは

コンテナを利用することもできますが、屋外なので空調・防犯管理ができていません。トランクルームであれば、空調・防犯管理が徹底している場所で契約書の保管ができます。空調管理が整っていれば、変色することもありません。また、大切な情報が記載されている書類なので、防犯設備が整っている場所を選ぶべきです。

4-4.メリット

トランクルームを利用する大きなメリットは、契約書が安全な場所かつ1か所で保管できることです。以前交わした古い契約書でも、トランクルームに保管しておけば必要なときに取り出すことができます。中には、365日24時間取り出せるトランクルームもあるので安心できるでしょう。

4-5.業者選びのポイント

トランクルームを運営している会社は多数存在しているため、どこと契約すべきか悩むものです。そんなときは、以下のポイントに注目すると良いでしょう。

  • 屋内のトランクルームが充実しているか
  • 空調・防犯設備が整っているか
  • 低料金で利用できるか
  • 事務手数料などの費用がかからないか
  • スタッフの対応が迅速かつスピーディーか

アルファトランク」では、トランクルームの種類が豊富で、事務手数料無料サービスも実施しています。ぜひチェックしてみてはいかがでしょうか。

4-6.注意点

トランクルームを利用する前に、どのような環境で保管できるのか下見をしてください。中には、設備がきちんとしていても、雨水が漏れているところがあります。きちんと下見をして、雨水が入りこんでいないか、防犯設備がしっかり整っているかなど、細部まで確認しておきましょう。

5.契約書の管理に関してよくある質問

契約書の管理に関してよくある質問を5つピックアップしてみました。

Q.契約書・関連書類の効率的なファイリング方法とは?
A.契約相手の区分に従ってファイリングすることがポイントです。契約相手がどのようなジャンルでどの内容で契約を交わしているのか、一目で分かるようにしてください。区分を仕分けておけば、探しやすくなるでしょう。また、冒頭に、契約書のタイトル・契約期間・当事者・解約条件などを記載したリストをつけておくと、さらに分かりやすくなります。

Q.業務効率が上がる契約書管理法が知りたい
A.契約書を保安する場合、「気がついていたときには更新期限がすぎていた」ということがあります。確認に手間がかかり、更新期限に間に合わなくなるのです。そこで、クラウド型文書管理システムの導入が注目されています。クラウド型文書管理システムとは、データなどをネットワーク経由で保有・管理することです。

Q.トランクルームはすぐに利用できるのか?
A.空き状況によっては、契約から翌日で使用することができます。ただし、業者によって異なるため、契約前に確認したほうが良いでしょう。

Q.トランクルームの利用料はいくらぐらいか?
A.トランクルームは月額制となっており、月々およそ4,000円~利用できます。利用料のほかに、事務手数料や管理費用が加算されることもあるため、見積書を細部まで確認してください。

Q.トランクルームの契約に必要な書類とは?
A.法人契約の場合は、以下の書類が必要となります。

  • 商業登記簿謄本(3か月以内のもの)
  • 代表者の身分証明書
  • 金融機関取引印・金融機関の口座番号と支店が分かるもの
  • 丸印
  • 契約時に必要な費用(保証金・事務手数料・翌月使用料・当月日割り使用料など)
  • 代表取締の方の緊急連絡先

まとめ

いかがでしたか? 契約書には、取り引き相手との契約内容などの大切な情報が記載されています。契約内容を確認したいときやトラブルが起きたときには、再度提示しなければならないことがあるでしょう。いつでもすぐに取り出しやすいように、きちんと管理しておかなければなりません。契約書の管理方法はさまざまですが、書類が社内で保管できないときはトランクルームを利用すると良いでしょう。トランクルームは、空調・防犯管理がきちんとされています。契約書管理の基礎知識を身につけておけば、上手に管理できるでしょう。


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