オフィス内を整理整頓するヒント

どうせなら雑然と散らかったオフィスよりも、美しく片付いたオフィスで仕事したいものです。
気分的な面だけでなく、作業効率という面でも片付いたオフィスはたくさんのメリットがあります。
例えば必要な物を探しやすかったり、来客に良い印象を与えたりなどが考えられるでしょう。

では、片付いたオフィスを実現するには、どんな整理整頓を行えばよいのでしょうか?

片付け始める前にはレイアウトの見直しや収納スペースの確保が必要です。
特に収納スペースは、ある程度確保できないことには片付けが厳しくなってしまいます。

そして実際に片付けを始めた段階では、書類の量が問題となってくる確立が高いでしょう。
事務作業にとって書類は作業道具の一つですし、仕事の成果でもあり、法的効力を証明する最重要アイテムでもあります。
ですが作業中にとったメモなどの中には、一つ一つの重要性は大したことがないようなものも多く存在しています。

オフィスでの書類収納のポイントは、書類の「格付け」です。
書類の重要度でカテゴライズして、分類しておくのです。
重要度が同じ書類をまとめて保存するようにしておけば、廃棄可能な格付けの低い書類、というものがグループ全体で可視化します。
そのカテゴリーの書類は常に、処分して良いかどうかという判断の対象となり、無駄なくオフィス内の書類が削減できます。

重要度が高く、原本である必要のない資料的価値の高い書類は、できるかぎりデータ化すると良いでしょう。
原本を破棄すれば省スペースになりますし、オフィス内でフォルダを共有すれば、保管場所に足を運ばずに、資料にアクセスができるようになりますので、仕事の効率にも良いでしょう。

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