オフィスの片付けポイントを解説！ トランクルームの活用方法も

1．オフィスを片付けるポイント

オフィスは個人的なスペースではないので、まわりのことを踏まえつつ仕事の妨げにならないようにすることがポイントです。余計なものは処分したり、片付けたりすることで、常にスッキリとした状態を保ちましょう。ここでは、オフィスの片付けのポイントを紹介します。

1-1．机の上はものを置かない

作業スペースなる机の上は、なるべくものを置かないようにしてください。つい使うものでいっぱいになってしまいますが、書類などを放置していると作業しにくくなります。必要最低限のものを置くだけにしましょう。

1-2．使用頻度を考えて収納する

効率よく仕事をするためにも、使用頻度を考えて収納してください。よく使うものほど取り出しやすい位置に置き、使わないものは引き出しの奥にしまっておきましょう。使用頻度を考えて収納することで無駄な動きがなくなり、仕事の効率も上がります。

1-3．書類はためない

書類は日々どんどん増えていくので、無駄にためないようにしましょう。データ化できるならデータとしてまとめたほうが効率的です。データ化した書類は処分したり、必要な書類はファイリングをしてまとめたりすると管理しやすくなります。

1-4．共有スペースの使い方を工夫する

オフィスの共有スペースは、どうしてもものが集まってしまいます。その中に不用品があると、散らかる原因になりがちです。ですから、共有スペースはきちんとルールを決めて、個人のものを持ち込まないようにしてください。

1-5．机の片付け方

ここでは、机の片付け方を紹介します。

1-5-1．机のものをすべて出す

まずは、机の上と引き出しにあるものをすべて外に出しましょう。全部出すことで、持ち物すべてが把握できるからです。長く使っていないものや不要なものは処分してください。必要なものと要らないものに仕分けることは、片付けの基本です。

1-5-2．引き出しの収納

上段の引き出しは、小さな箱などを使って文房具などを収納します。100円ショップなどで購入できる仕切りや収納ボックスを使うと整理整頓しやすくなるのでおすすめです。中段は、形が不ぞろいのものを収納してください。乱雑になりがちですから、大きく仕切りを付けるのがポイントです。無理やり詰めず、スペースに余裕を持たせることで整理しやすくなります。そして、下段はファイリングされた書類を立てて収納するのが適切です。このときにラベリングをすると、一目で何が入っているかが分かりやすくなります。

2．オフィスをきれいに保つコツ

きれいにしたオフィスを保つことも大切です。時間が経つにつれて、散らかってしまっては困ってしまうので、きれいに保つコツを紹介しましょう。

2-1．整理整頓されたレイアウトを保つ

きれいなオフィスを保つために、整理整頓されたレイアウトを意識しましょう。たとえば、使ったものは定位置にすぐ戻すなどです。使ったまま放置せずにすぐ片付けることで、きれいな状態が維持しやすくなります。

2-2．定期的に片付ける

日々の仕事をしていくうちに、どうしてもものが増えたり、散らかったりすることもあるでしょう。ひどい状態を防ぐためにも、定期的に片付けることが大切です。整理整頓が習慣化され、常にスッキリとしたスペースで仕事ができるようになります。

2-3．オフィス全体のルールを作る

整理整頓されたオフィスは、ルールが共有されています。どこに何を置くのか、誰が掃除をするのかなど、片付けのルールをしっかりと決めておき、オフィス全体で確認し合うことが大切です。

3．オフィスを片付ける際の注意点

いつも快適なオフィス環境で仕事をするには、机まわりをきれいにするだけではなく、その状態を維持する工夫も大切です。ここでは、オフィスの片付ける際の注意点を解説します。

3-1．片付け後のイメージを考える

散らかったオフィスは、片付け前にこんな感じに仕上げたいとイメージを膨らませましょう。このイメージ作りをすることで、良い仕事をするために必要なものと不要なものに気がつきます。処分に迷ったときにも、イメージにそぐわないときっぱり捨てることができるはずです。

3-2．片付け前に写真を撮る

片付けの前に、写真を撮ってみましょう。スマホで十分ですから、まずは散らかった現状を視覚的に確認することが大切です。どれだけ不衛生な環境の中で仕事をしていたのか、客観的に判断できますし片付けに対する意欲も高まります。

3-3．収納グッズは片付けをしてから購入する

オフィスの片付けを決めたのなら、収納グッズにもこだわりたい方もいるでしょう。ただし、片付けの前に収納グッズを手にしてしまうと、肝心の収納ができなくなってしまったり、収納グッズが無駄になってしまったりすることがあります。片付けをしてから本当に必要な収納グッズだけを購入してください。

3-4．片付け中に仕事はしない

オフィスの片付けは、仕事の片手間でやらないようにしましょう。片付けの最初は、机にあるものをすべて出すことから始まります。それは、まずはどんなものがあるかを確認するためです。仕事やメール・電話の受け答えをしながら片付けをしてしまうと、すべてが中途半端になってしまいます。始業時間前や仕事が終わった後に片付けの時間を作るといいでしょう。

4．片付けで出た不用品を処分する方法

ここでは、片付けで出た不用品の処分方法を解説します。

4-1．不用品回収業者に依頼する

オフィスの片付けで出たゴミは産業廃棄物扱いになるため、産業廃棄物処理の許可を得ている不用品回収業者に依頼しましょう。大量の不用品でも一気にまとめて回収してくれます。大型家具やオフィス用品など、さまざまなジャンルの回収が可能です。

4-1-1．不用品回収業者のメリット

不用品回収業者に依頼するには、電話またはインターネットから申し込みをするのが一般的です。24時間受け付けているところもあるため、時間に左右されず依頼できるでしょう。ただし、申し込みから不用品が回収されるまでの期間は、業者によって異なるので事前の確認が必要です。回収業者によっては、夜間でも回収を行っているところがあるため、都合に合わせて回収してもらえるのもメリットといえるでしょう。

4-1-2．不用品回収業者のデメリット

不用品回収業者を利用するデメリットとは、費用がかかることです。不用品の量が多くなるほど回収費用は割高になるでしょう。できるだけ、費用を抑えるためには、複数の不用品回収業者から見積もりを取ってください。また、無許可の業者に依頼した場合、適切に廃棄処分されない可能性もあります。社名の入った不用品が不法投棄された場合、罰せられることもあるため注意しましょう。

4-1-3．不用品回収業者の処分費用

不用品回収業者の処分料金は、主に2種類あります。1点あたりの料金が設定されているケースと、複数の不用品をまとめて回収してくれる定額プランのケースです。費用については業者ごとで変わってきますが、定額プランが設定されているケースが多いでしょう。相場としては、軽トラック1台分なら2万円前後、2tトラックでは6万円以上となります。基本料金に含まれるのは車両代や人件費・出張費・ガソリン代・高速道路利用料などです。

4-2．買取業者に依頼する

まだ、利用できる機器類や事務用家具を処分するのはもったいないことですので、オフィス用品の買取を行っている業者に査定を依頼するといいでしょう。買い取ってもらえるものが多いほど、処分費用が節約できます。

4-2-1．買取対象となるもの

デスク・チェア・会議用テーブル・書棚・ロッカーなど、オフィスで使用される一般的な家具類などは買取対象になります。実際にどのようなものを買取してもらえるかは業者によって異なるため、問い合わせてみるといいでしょう。いずれも使用可能なものであることが前提です。

4-2-2．買取相場について

オフィス用品の場合、経年劣化が目立つものは値がつきにくい傾向があり、買取価格に幅があります。たとえば、オフィスチェアの買取額は300～5,000円程度です。有名メーカーのオフィスチェアになると1脚あたり3万円以上になる場合もあります。デスクも同様で、使用感があるかどうかで買取価格が左右され、1台あたり3,000～4,000円程度が相場です。スチールロッカーは1,000～3,000円前後、ラックは1台1,000円前後で買い取ってもらえるでしょう。劣化が激しいものは買取されないばかりか、廃棄費用がかかることもあるので注意が必要です。できるだけ損をしないようにするために、買取と廃棄の両方で見積もりを取ってどちらがお得か考えましょう。

5．処分できないものはトランクルームに預けよう

最近はオフィスの書類などもペーパーレス化が進んでいます。しかし、大事な書類は紙に印刷して保管するケースが多いでしょう。中でも、一定期間保管が必要な会計帳簿や契約書・議事録は、保管場所に困りがちです。そんなときこそ、トランクルームを利用するといいでしょう。ここでは、トランクルームに預ける方法などを解説します。

5-1．トランクルームの種類

トランクルームとは、スペースを借りて荷物を預けることができるレンタルサービスのことです。一般的なトランクルームには、大きくわけて「屋外型」と「屋内型」があります。屋外型はコンテナや倉庫が一般的で、天候に左右されやすい点が特徴です。一方、屋内型はビルやマンションの一角がトランクルームになっており、空調設備が整っている環境の中で荷物が保管できます。

5-2．オフィス用品の保管は屋内型がおすすめ

オフィス用品を保管するなら、屋外型よりも屋内型のトランクルームがおすすめです。前述したように、屋内型のトランクルームは空調設備はもちろん、防犯設備が整っているところがあります。空調設備が整っていると大事な書類や資料が汚れることはありませんし、防犯設備が整っていればセキュリティー面も安全です。トランクルームを利用する際は、どのような設備が整っているか必ずチェックしてください。

6．オフィスの片付けに関してよくある質問

オフィスの片付けに関する質問を5つピックアップしました。

Q．不用品回収業者はどんなものでも回収してもらえるのか？
A．不用品回収業者では、有害物質を含む毒劇物や感染性廃棄物・生ゴミなどは取り扱いをしていないところがほとんどです。オフィス用品の多くは回収対象に含まれているでしょう。念のために、どのようなものが回収できるのかできないのか、事前に確認してください。

Q．急な移転でロッカーや机などを整理する時間がない。オフィスが片付いてなくても対応してくれるのか？
A．不用品回収業者の中には仕分けから作業を行うところもあるので、オフィスが片付いていない状態でも対応は可能です。サービス内容は業者によって異なるため、ホームページ等でどのような対応をしてくれるのかチェックしておきましょう。

Q．トランクルームはどんなものでも保管できるのか？
A．基本的に、危険物・水分を含む植物・生き物などは保管できません。ほかの使用者に悪影響を与えるものはNGとされています。トランクルームによっても保管できないものが異なるため、ホームページで確認しておくといいでしょう。

Q．トランクルームの出し入れは自由ですか？
A．いつでも自由に利用ができるところが多いのですが、中には時間が決められているトランクルームもあります。すべてが24時間出し入れ可能というわけではないため、事前の確認が必要です。

Q．トランクルームの見学はできるのか？
A．可能です。トラブルを防ぐためにも、契約する前に、自分の目でトランクルームを確認しておいたほうがいいでしょう。

まとめ

オフィスの片付け・整理整頓のポイントや注意点についてご紹介しましたが、いかがでしたか？ 片付けで要らないものは回収・買取業者に依頼する方法もありますが、トランクルームを活用するのも選択肢の1つです。特に、後で必要になりそうなものや書類などは、セキュリティー面が整っているトランクルームを利用するといいでしょう。なお、都内でトランクルームをお探しの方は、アルファトランクにご相談ください。空調設備を完備している屋内型トランクルームが充実しています。