事務所の移転や引っ越し・大掃除などでオフィスを片付ける方法とは？

1．オフィスが片付くと仕事もはかどる？

この項では、オフィスが片付いているメリットをご紹介します。
取り扱っている物によっては、オフィスがすぐに散らかってしまうこともあるでしょう。
しかし、努力して片付けるとこんなよいことがあるかもしれません。

1-1．仕事の効率があがる

散らかったオフィスはどこに何があるかわかりません。
ですから必要な物を探すのに時間がかかるでしょう。
そのたびに仕事を中断していては、能率は下がる一方です。
また、お客様からの問い合わせにもすぐに答えられずに、印象が悪くなるかも入れません。
片付いたオフィスはその反対です。どこに何があるのか職場の全員が把握していれば、探し物も一瞬で見つかるでしょう。
また、担当者がいなくても物があれば対応できるという場合は、お客様をお待たせすることもありません。

1-2．職場の雰囲気が良くなる

乱雑な事務所で仕事をしていると、気持ちもイライラしがちです。
特に物が行方不明になりがちな職場なら、いらだちも増すばかりでしょう。
また、片付けが行き届いていない事務所は当然掃除も不十分です。
働いていると暗い気持ちになってきて、人間関係もぎくしゃくすることが多くなるかもしれません。

1-3．お客様の印象もよくなる

今はパソコンが1台あれば、大抵の処理はそれだけでできます。
ですから一昔前の事務所のように書類が机の上に山のように積み重なっている、という状況にはなりにくいでしょう。
にもかかわらず、乱雑なオフィスはそれだけで「いい加減な事務所だ」という印象を与えてしまいがちです。
またお客様をお通しする専用のスペースを用意している事務所もあるでしょうが、そこにたどりつくまでに事務所の様子がわかる場合も多いのです。
事務所がきちんと片付いていると、そこで働く従業員も礼儀正しく誠実そうなイメージをもたれるでしょう。
「一緒に仕事をしたい」「仕事を任せたい」と思われることも多いはずです。

2．事務所の片付け方とは？

では事務所の移転や引っ越し、さらに大掃除などでオフィスを片付けたい場合はどのような方法が効果的なのでしょうか？
この項ではそれをご紹介します。

2-1．3年間使わなかったものは処分する

仕事の資料などは、いつ捨ててよいか迷うことも多いでしょう。
そこで3年間をひとつの区切りとすると、踏ん切りがつきやすいです。
3年間全く出番がなかったものはこれから先も出番がある可能性は低いでしょう。
顧客名簿などは10年間をひとつの区切りとするとよいかもしれません。
また、どうしても捨てられないものはスキャンしてパソコン内にデータとして取り込んでしまいましょう。そうすれば場所も取りません。

2-2．使いにくいオフィス家具は処分する

オフィス機器は年々進歩しています。ですからそれに合わせたオフィス器具を使うことも大事です。
特にパソコンが使いにくい机は処分したほうが仕事の効率が上がります。
さらに、使っているファイルなどの規格に合わない整理棚も買い替えた方が良いでしょう。
観葉植物なども、多すぎれば世話に手間がかかるだけです。

2-3．古いオフィス機器は早急に処分を依頼する

現在はオフィス機器の主流も移り変わりが激しいです。
ですからもう使えなくなったOA機器などは早急に処分しましょう。
メーカーに引き取ってもらうことも可能ですし、事務所のOA機器を専門に引き取ってくれる業者もいます。
後になればなるほど、古いオフィス機器は処分しにくくなるでしょう。

2-4．個人の持ち物は量を制限する

事務所によっては私物の持ち込みを許可しているところもあります。
しかし文房具やマグカップなどの食器類だけならよいのですが、人によっては大量の私物を持ち込む方もいるでしょう。
これもまた、事務所が散らかる原因です。
ですから私物がたくさんあって片付かない事務所の場合は、私物の量を制限しましょう。

2-5．オフィス家具は物によっては売却できる

事務所の移転や引っ越しなどで、大量のオフィス家具が不要になったという場合は一度売却先を探してみましょう。
オフィス家具は長年使っても劣化が少ないものが多く、中古でも引き取り手があるのです。
しかし、すべての家具が引き取り可能という訳ではありません。
かつて事務机の主流だった灰色のスチール製の机は現在人気が無く、引き取ってもらえないことが多いです。
また、オフィス家具は1個1個売却するより、まとめて売却したほうが高値が付きやすいでしょう。

2-6．パソコンの中もついでに整理する

パソコンの中も、データがあちこちに無造作に保存されていれば管理しにくいです。
事務所を掃除する際に、パソコンのデータも一緒に整理しましょう。
仕事に必要な資料などは、職場事にフォルダーの名前を決め、そこに保存しておくようにすれば誰が見てもどこに何があるかわかります。

3．こんな場合はトランクルームを利用しよう

• 顧客の個人情報など、捨てにくいものが大量にある
• 捨ててよいかどうか判断がつかない物
• 急な事務所の引っ越しだったので、すべての物が事務所に入らないため仮置き場を探している

このような場合はトランクルームを利用しましょう。
捨てられない物をとりあえず預けて、処分方法を探すなどすればよいのです。
トランクルームは個人向けのサービスと思われがちですが、今は法人向けのサービスも行っている業者も多いのです。
セキュリティもしっかりしていますから、盗難の可能性も低いです。
特に個人情報など不用意に捨ててはいけないものは、一旦トランクルームに預けて改めて処分してくれる先を探すとよいでしょう。
業務外である事務所の片づけはどうしてもあわただしくおこなわれがちです。
うっかり重要な書類などを捨ててしまわないようにあらかじめトランクルームを借りておき、ゆっくりと必要か不要かを判断すればトラブル予防にもなります。

4．おわりに

いかがでしたでしょうか。今回はオフィスの片付け方についてご紹介しました。
まとめると

• オフィスが片付いていれば仕事の効率も上がり、印象も良くなる
• 3年間、10年間と期限を区切って書類を処分していこう
• 捨てられない品物はトランクルームに預けるという選択もある

ということです。
会社の情報はうっかり流出すると大変になるものが多いです。
特に顧客名簿は10年以上前の古い物であっても、悪用しようと思えば可能でしょう。
ですからあわただしく処分してはいけません。
シュレッダーなどにかける方法もありますが、量が膨大な場合は業者に依頼したほうが楽です。
業者に引き取られるまで防犯設備の整ったトランクルームに預けておけば、流出の心配もありません。
また、新しい事務所ができるまで時間があるという場合は、仮事務所に入りきれない荷物をトランクルームに預けておいてもよいでしょう。
使い道はさまざまです。