書類整理のアイデアを紹介！ ほしい書類が一目でわかる整理方法は？
「デスクの上が常に書類がいっぱいで、どうやって片づけていいか悩んでいる」という人は多いと思います。また、「書類を整理したいけれど、捨てた後で必要になったらと考えるとふんぎりがつかない」という人もいるでしょう。書類がしっかりと整理されていれば、仕事の効率は驚くほど上がります。
今回は、書類を整理するアイデアや方法を紹介しましょう。
この記事を読めば、書類がオフィスや家庭に保管しきれなくなったときの対処方法もわかります。書類の整理方法に悩んでいる人は、ぜひ読んでみてくださいね。
1．書類がたまる理由と整理の必要性
「いつの間にか書類がデスクにたまってしまった」という人は多いと思います。この項では、書類がたまってしまいがちな理由や書類整理の必要性を紹介しましょう。
1-1．なんとなく保管している書類が多い
仕事で使っていた書類は、処分しにくいものです。「いつか使うかもしれない」「資料になるかもしれない」と考えて漫然と保管している書類も多いことでしょう。しかし、保管する理由が曖昧だと、整理もいい加減になりがちです。「いつか使うかもしれない書類」が引き出しやデスクの上に増え、必要な書類がその中に埋もれてしまっているといったケースもあるでしょう。
1-2．似たような書類がたくさんある
仕事をしていると「作成途中の書類」「できあがった書類」「手直しをした書類」など、同じ書類でも内容が異なるものが複数できることもあります。それらをすべて保管しておけば、あっという間に書類が増えてしまうでしょう。
1-3．書類が増えすぎると仕事の効率が落ちる
書類が増えるほど管理が大変になります。「デスクの上や引き出しの中が書類だらけで、必要なものを探すのが大変」と悩んでいる人もいるでしょう。必要な書類を探すたびに仕事が中断されれば、効率も落ちていきます。また、デスクの上に山のように書類が積まれていれば、やる気も減退してしまうでしょう。
1-4．書類は定期的に整理することが大切
管理や保管が可能な書類の量には、限界があります。書類は定期的に整理しないと収拾がつかなくなるでしょう。また、書類がたまりきってから整理するよりも、定期的に整理する習慣をつけていれば短時間で整理整頓ができます。ですから、保管してある書類を定期的に整理することが大切です。
2．書類整理の基本的なやり方
では、どうやって書類を整理していけばいいのでしょうか？ この項では、基本的なやり方と手順を紹介します。
2-1．書類の保管期限を決める
永久に必要な書類など、ほとんどありません。書類は保管期限を決めてしまいましょう。判断がつかない場合は、「1年間全く使わなかった書類は処分する」など、ルールを決めると処分しやすくなります。どうしても判断がつかない書類や、資料として保管したい書類はひとまとめにしておくか、スキャンして電子化しておいてもいいでしょう。
2-2．必要な書類と不要な書類を分ける
保管してある書類を、ルールに沿って必要なものと不要なものに分けましょう。同じような書類が何種類もある場合は、決定版だけ残しておけば十分です。あまり判断に時間をかけず、ぱっぱと仕分けしていくほうがうまくいきます。
2-3．今必要な書類と保管しておく書類の置き場所を分ける
必要な書類と保管しておく書類を一緒にしておくと、書類探しに苦労します。今必要な書類はデスクの上、保管しておく書類は引き出しの中など、置き場所を分けましょう。仕事場全体で資料として必要となる書類は、個人のデスクではなく共有棚の中などに保管しておくのもおすすめです。
2-4．不要な書類はシュレッダーにかける
不要な書類は、シュレッダーにかけたり焼却したりして処分しましょう。無造作に捨てると、機密情報が社外に漏れる可能性もあります。不要な書類が大量にある場合は、不要な書類を処分してくれる業者に依頼してもいいでしょう。
3．書類をすっきりと整理できるアイデア
「書類の整理はできたが、どうやって収納すれば使いやすくなるだろう」と悩んでいる人もいるでしょう。ここでは、使いやすく書類を整理するアイデアを紹介します。
3-1．書類は立てて保管する
書類をデスクや引き出しの中に積み上げて保管していれば、必要なものを探すだけで一苦労です。書類は立てて保管しましょう。
3-2．使っている書類と保管する書類で整理グッズを分ける
クリアファイル・リングファイル・封筒など、書類整理に適したグッズはたくさんあります。しかし、どの書類も同じ整理グッズの中に入れておけば、使うときに迷ってしまうこともあるでしょう。たとえば、今作成中の書類はクリアファイルの中、完成した書類はリングファイルの中、保管中の書類は別の整理グッズの中にそれぞれ整頓しておけば、整理グッズを見るだけで中にどんな書類が入っているかわかります。
3-3．電子化した書類はフォルダーを分けて保管
電子化した書類も量が増えれば管理が大変になります。そこで、フォルダーを作って整理していきましょう。作成中、完成、保管している書類などと題名をつけておけば、どこにどんな書類が入っているかわかります。
3-4．仕事が一段落したら書類整理をする
仕事が1つ終わったら、書類も使わなくなります。このタイミングで書類整理をしましょう。決定版の書類だけ残し、そのほかの書類は処分するなどしてください。「今作成中の書類」を保管しておく整理グッズを空っぽにしておけば、次の仕事もスムーズに取りかかれます。
4．家庭での書類整理もオフィスと同じ
家庭でも、いろいろな書類が保管されています。この整理整頓方法も基本はオフィスと同じです。用途別に書類グッズを使い分け、保管期限を決めましょう。月に1回書類を整理する日を決めておくと、書類がたまって整理がおっくうということもなくなります。なお、カードの請求書などは電子化しておくと管理が楽でしょう。
5．書類保管にトランクルームを利用する方法
「多くの書類を保管しておきたいが、オフィスに保管するには限度がある」というケースもあるでしょう。この項では、書類保管にトランクルームを利用する方法や選び方を紹介します。
5-1．トランクルームを利用するメリット
トランクルームは、有料で荷物を預かってくれるサービスです。家では保管しきれない荷物を預かってもらったり、引っ越しなどの際に一時的な荷物置き場にしたりと、使い方はいろいろあります。トランクルームを利用すれば、自宅や事務所で荷物の保管場所が増えるほか、限られた空間を有効に使うために整理整頓にも積極的になれることもあるでしょう。
5-2．トランクルームの種類
トランクルームにはいろいろな種類があります。「倉庫法」に基づいて運営され、万が一の際には補償がしっかりしているところは、高価なものを預けるのに適しているでしょう。一方、屋外にコンテナを置いて荷物の出し入れから鍵の管理まで自分で行うところもあります。このようなところは、アウトドア用品を預けるのにおすすめです。
5-3．書類を預けるためのトランクルームの選び方
書類だけをトランクルームに預けたい場合、広さはそれほど必要ありません。一方、温度管理や湿度管理はある程度必要です。屋外にコンテナを置いただけのものは、結露が生じることも多いので、書類の保管には向いていません。また、機密書類を預けたい場合は、防犯対策もしっかりしているところがおすすめです。アルファトランクは0.3帖～のスペースをご用意しており、温度や湿度管理、防犯対策もしっかりとしています。ぜひ、ご利用ください。
6．書類の整理に関するよくある質問
この項では、書類の整理に関する質問を紹介します。
Q．会社の書類はどんなものでも無造作に捨ててはダメですか？
A．はい。一見しただけでは重要書類とわからないものもあります。
Q．整理グッズを統一したほうがすっきり見えそうです。
A．整理グッズを統一したい場合は、背表紙にどんな書類が入っているかを書いておくとか、色を変えるとかなどしましょう。
Q．書類を不用意に捨てたら怒られそうです。
A．そのような書類は、上司に判断を仰ぎましょう。
Q．書類整理にあまり時間がかけられません。
A．昼休みや就業前などの時間を少しずつ利用するのがおすすめです。
まとめ
今回は、書類整理のアイデアや手順などを紹介しました。書類は放っておけばどんどん増えてしまいます。定期的に整理整頓する習慣をつけることが大切です。大切な書類を自宅や事務所以外の場所で保管したい場合は、防犯対策がしっかりしたトランクルームを利用しましょう。
