狭いオフィスを何とかしたい。収納術やトランクルーム活用術を徹底解説

1．オフィスが狭くなる原因

はじめに、オフィスが狭くなる原因や、それによるデメリットなどを解説します。なぜ、オフィスが狭くなってしまうのでしょうか？

1-1．備品の増加

オフィスにものや人が増えると、備品も増加していきます。キャビネットや机が1つ増えるだけでも、オフィスは狭くなったように感じるでしょう。また、冷蔵庫や電子レンジ・ウォーターサーバーなどもオフィスを狭くする一因です。

1-2．レイアウトの問題

広いオフィスをパーティションで区切って使っている、というところもあるでしょう。この際、仕切り方が悪いと狭いだけでなく使いにくいオフィスになります。特に、従業員や部署が増えるたびにパーティションを増やしてしまうと、使いにくいレイアウトになりやすいでしょう。

1-3．キャパシティがオーバーしている

オフィスの賃料は、都市部の交通の便が良いところほど高くなりがちです。そのため、従業員の人数や備品の数に見合った広さのオフィスを借りることが難しい、というところもあります。引っ越しをすればいいと思うかもしれませんが、オフィスの場合は通常の引っ越しに比べて手間がかかるでしょう。さらに、通勤の便と広さ・家賃のすべてに納得できるオフィスを、新たに見つけることも難しいと思います。

1-4．オフィスが狭い弊害

オフィスが狭いと仕事の能率が悪くなるのはもちろんのこと、打ち合わせや会議をするスペースも確保できません。そのため、会議や打ち合わせをするたびに場所を借りなくてはならず、余計な費用がかかります。また、狭すぎるオフィスは来客の印象も良くありません。整頓がいき渡っていなければ、雑多な印象を与えがちです。

2．オフィスの整理整頓術

この項では、オフィスを整理整頓する方法を解説します。ぜひ、参考にしてください。

2-1．書類は電子化する

壁に書類を収めたキャビネットがずらりと並んでいると、それだけで圧迫感を覚えます。書類は一定期間の保管しておく必要がありますが、PDF化してしまえば場所を取らずに保管が可能です。また、書類の保管期間を決めておけば、古い書類が場所を取ることもなくなるでしょう。

2-2．オフィス家具を見直す

オフィス家具は住宅で使う家具に比べるとある程度形が決まっていますが、時代と共に変化しています。特に、机はパソコンで作業をすることが一般的になってから、小型化しているのです。ですから、古いオフィス家具を使っている場合は、一度買い替えを検討してみましょう。机が一回り小さくなるだけで、空間に余裕が生まれます。

2-3．レイアウト・備品を見直す

レイアウトが複雑なオフィスは、一度パーティションの区切り方から見直してみましょう。引っ越しをするよりは手間がかかりません。また、備品も時期と共に不必要になるものもあります。電子レンジや冷蔵庫など、使わない備品は思いきって処分するといいですね。

2-4．個人の持ちものは机の上だけにする

個人の持ちものがたくさんあるオフィスでは、それぞれの置き場所を決めましょう。個人の机の上だけにしてもいいですし、大きな備品は置き場所を決め、そこ以外には置かないように徹底します。そうすれば、オフィスが乱雑に散らかることもありません。

3．トランクルームの活用術

どうしても備品が減らせないという場合は、トランクルームを活用する方法があります。この項では、活用術をご紹介しましょう。

3-1．トランクルームとは？

トランクルームとは、個人や法人向けの小規模な貸倉庫です。さまざまな名称がありますが、「トランクルーム」と名乗っている場合は、倉庫業者が運営していることが多いでしょう。ちなみに、レンタル収納スペースの場合は、一般的な賃貸業者が、借り手がつきにくくなったマンションやアパートを改造して経営しているところもあります。このほか、屋外にコンテナを置いた、貸しコンテナなども有名です。

トランクルームの場合は、倉庫業法に沿って運営が行われているため、預けた荷物が盗難などにあった場合は一定の補償があります。ですから、現金や貴金属以外の貴重品を預ける場合はトランクルームがおすすめです。

3-2．トランクルームの利用方法

トランクルームには、さまざまな大きさがあります。アルファトランクでもさまざまな種類のルームが利用可能です。はじめに預ける荷物を決めておけば、ぴったりの部屋を借りることができるでしょう。また、小さな荷物だけを預けたいという場合、荷物の引き取りサービスを行っている業者もあります。

トランクルームの契約は基本的に月単位や年単位ですが、半年と10日だけ借りたいという場合は、端数の日数では日割が適応されるので、業者に相談してみましょう。ただし、1日だけ、10日だけといった借り方はできません。料金は1か月数千円～1万円程度と幅があります。

現在は、ホームページを開設している業者も多いので、まずはホームページを経由して資料を取り寄せてみてもいいでしょう。

3-3．トランクルームの選び方

トランクルームには、出し入れがある程度自由に行えるところと、一度預けたら基本的に解約するまで取り出しが難しいところがあります。取り出しが難しいところは、セキュリティーも強固で温度や湿度が管理されているところも多いため、「オフィスを引っ越しする間、大切な書類やパソコン類などを一括して預けたい」という場合に便利です。
出し入れが自由なところは、普段は使わないけれど資料として必要な書類や、使う季節が限られている備品などを預けておくとよいでしょう。

なお、トランクルームでは、現金・貴金属・美術品・危険物・生物・腐敗するもの・多量のマッチやライターなどは預けられません。現金や貴金属は、銀行の貸金庫を利用しましょう。危険物などは専用の倉庫を借りてください。

3-4．トランクルームを活用すると便利な事例

• 処分するかどうか判断がつけられない備品をしばらく預けておきたい
• 使う季節が限られている備品がある
• ノベルティなどをたくさん作ってしまい、保管場所を確保したい
• オフィスを引っ越しする間、備品を預かってほしい
• 大型備品の保管場所を確保したい

このような場合は、ぜひトランクルームを活用しましょう。

3-5．注意点

トランクルームとレンタル収納スペース・貸しコンテナの料金を比べると、セキュリティーがしっかりとしている分、トランクルームの方が高めです。値段だけ見ると、レンタル収納スペースや貸しコンテナの方がお得に感じられます。しかし、レンタル収納スペースや貸しコンテナには、業者の補償義務がありません。荷物が盗難にあったり失火などで損失したりしても、業者に補償を求めることは不可能です。
大切な備品を預ける場合は、トランクルームを選びましょう。

4．狭いオフィスに関するよくある質問

Q．オフィスの壁に収納グッズを取りつけたいのですが、可能ですか？
A．賃貸の場合は、管理会社に問い合わせてください。不可能なこともあります。

Q．屋外で使用するものを、屋内のトランクルームに預けられるでしょうか？
A．預けるものの状態によります。土や汚れが落とせない場合は、屋外コンテナの方がよいこともあるでしょう。

Q．トランクルームの最低の大きさはどのくらいですか？
A．業者によって異なりますが、ダンボール1箱分くらいのスペースからレンタルしているところもあります。

Q．缶詰め・瓶詰めならばトランクルームに預けられるでしょうか？
A．未開封のものならば大丈夫です。

Q．トランクルームで仕事をすることはできますか？
A．基本的に不可能です。

5．おわりに

いかがでしたか？ 今回は、オフィスが狭い場合の対処方法を解説しました。オフィスは仕事をする場所ですから、普段は使わないものは、できるだけ置かないようにすると便利です。今は、ビルの一部をトランクルーム、一部をオフィスにするというところもあります。オフィスを選ぶ際、近くにトランクルームがあるところを選ぶと、いざというときに便利なことでしょう。