書類の収納や整理術を知りたい! トランクルームも利用してみよう。

書類は、家庭でも会社でも収納に困りがちなものです。すぐに増えるうえに捨てどきが分からず、収納方法に悩んでいる人も多いことでしょう。単にクリアファイル等に挟んで収納棚にしまっておくだけでは、必要なときにすぐに取り出せません。
今回は、家庭や会社で書類を使いやすく収納するアイデア等を紹介しましょう。

  1. 書類の整理整頓が難しい理由
  2. 書類の整理整頓や収納方法:家庭編
  3. 書類の整理整頓や収納方法:会社編
  4. 書類の保管にトランクルームを利用する方法
  5. 書類の整理や収納に関するよくある質問

この記事を読めば、書類の収納方法にもう悩むことはなくなるかもしれません。書類の収納に悩んでいる人は、ぜひ読んでみてくださいね。

1.書類の整理整頓が難しい理由

書類の整理整頓や収納が難しいのには、以下のような理由があります。

  • 書類の増えるスピードが速い
  • 書類の種類が多く、分類が面倒
  • 書類によって保管期間が異なり、収納の仕方に迷いがち

特に、「いつか使うかもしれない」という書類が多いと収納スペースを占領して整理整頓がより難しくなるでしょう。

2.書類の整理整頓や収納方法:家庭編

家庭でも書類が乱雑になりがちで困っている、というケースも珍しくありません。まずは家庭の書類を整理整頓する方法を紹介します。

2-1.家庭にたまりがちな書類とは?

家庭にたまりがちな書類には、以下のようなものがあります。

  • 学校等からのお知らせや提出物
  • 自治体関係のお知らせや提出物
  • 利用しているサービスや店舗などからのお知らせ
  • 土地や建物の権利書・生命保険の証書などの財産に関する書類

財産に関する書類以外は、必要な期間が限られているものがほとんどです。

2-2.書類を整理整頓するアイデア

家庭の書類は、それほど多くありません。常に目につく場所に置いておかなければならない書類は、10枚もないでしょう。そのような書類は、冷蔵庫に貼っておいたりバインダーやクリアファイルに挟んでおき、すぐ手に取れる場所に置いておくといいですね。特に、お知らせの書類は冷蔵庫やドア・壁などに貼っておけば、期日等を見逃すことはないでしょう。
提出期限がある書類は、クリアファイル等に分かりやすく期限の日付を書いておけばより分かりやすくなります。

2-3.必要なくなった書類は処分する

提出が終わった書類など必要なくなった書類は速やかに処分しましょう。いらなくなった書類をいつまでも取っておけば、必要な書類を目につく場所に置いておけなくなります。「処分していいかどうか迷う」という場合は、期限を決めてクリアファイル・バインダーなどに保管しておきましょう。100円ショップには書類が多めに入るファイルボックスも販売されています。1か月ごとに中の書類を見直し、必要がないと判断できたものからどんどん処分していきましょう。

2-4.書類を保管しておく方法

長期間保管しておく必要がある書類は、種類ごとにバインダーやクリアファイルにまとめておきます。たとえば、保険関係の書類は、それだけでまとめておけば分かりやすいでしょう。長期間保管が必要な書類は、頻繁に見返す必要がないものがほとんどです。ですから、収納スペースの上のほうに書類置き場を作り、まとめておいておきましょう。必要になったら、そこを探せばいいのです。ただし、湿気にだけは注意しましょう。

3.書類の整理整頓や収納方法:会社編

次に、会社で使用する書類の特徴や整理整頓のアイデア等を紹介しましょう。

3-1.会社で使用する書類の種類

会社で使用する書類には、以下のような種類があります。

  • 使用中の書類
  • 不要になった書類
  • 使用することはなくなったが、資料として残しておく必要がある書類
  • 期間を決めて保管が必要な書類
  • 長期間保管する必要がある書類

これらの書類を分類し、目的にあった方法で収納することが大切です。

3-2.使用中の書類を整理するアイデア

使用中の書類は、分かりやすく取り出しやすい場所に入れて保管しておくことが大切です。日付ごと・項目ごとなど分かりやすい分類方法を行ってください。クリアファイルを色分けしたり、ラベルをつけておくといいでしょう。使用中の書類がたくさんある場合は、クリアファイル等に分類したうえでファイルボックスなどに入れておきます。机の引き出しの1つを使用中の書類専用にしてもいいでしょう。

3-3.期間を決めて取っておく書類の収納アイデア

期間を決めて取っておく書類は、保管期間・項目など分かりやすい分類方法で書類を分類したうえで、1か所にまとめておきましょう。そうすれば「あの書類どこだったっけ」と探すこともありません。原本が必要ない場合は、スキャンして電子化しておいてもいいでしょう。バックアップを複数取っておけば、データが消えて困ることもありません。また、保管期間が過ぎたら、必ず保管期間を延長するか処分するか決めましょう。「とりあえず取っておこう」と判断を保留し続けると、収拾がつかなくなります。

3-4.資料として取っておく書類の保管アイデア

資料として保管が必要な書類は、電子化して取っておくのがおすすめです。フォルダを作り、年度別・項目別など分かりやすい方法で分類しておきましょう。「紙媒体で残しておきたい」という場合は、紙媒体で残しておく期間を決め、古いものから電子化しておくといいでしょう。

3-5.長期間保管が必要な書類の収納アイデア

長期間保管が必要な書類は、会社にとって重要なものです。ほかの書類を整理するクリアファイルやバインダーとは異なるものを使いましょう。また、必要ならばスキャンして、データと紙媒体の両方で保管しておくといいですね。長期間保管が必要な書類は、頻繁に見返すものではありません。ですから、収納棚の最上段や最下段など、あまり人の手が触れない場所に保管しておきましょう。

3-6.不要になった書類を処分する際の注意点

会社で扱う書類の中には、社外秘の情報が記載されているものも多いでしょう。また、個人情報が記載されている書類も不用意に捨ててはいけません。必ずシュレッダーにかけてください。また、社外秘の書類が大量にある場合は機密書類を処分してくれる業者に依頼しましょう。

4.書類の保管にトランクルームを利用する方法

この項では、トランクルームを利用して書類を保管する方法を紹介します。

4-1.トランクルームとは何か

トランクルームは、有料で荷物を預かってくれる施設です。専用の建物で荷物を預かってくれるところもあれば、古いマンション等をトランクルームに改造しているところもあります。

4-2.トランクルームで書類を預かってもらうメリット

トランクルームに書類を預ければ、盗難や紛失の危険が格段に下がります。重要な書類を預けるほか、「家や会社をリフォームする間だけ、書類を預ける」という使い方もできるでしょう。特に、重要な書類は紛失すれば大変です。また、トランクルームによっては温度管理や湿度管理を徹底しているので、書類の劣化を防ぐこともできます。

4-3.トランクルームの選び方

トランクルームは、広さによって料金が異なります。書類だけを預けたい場合は、それほど広くなくてもいいでしょう。また、トランクルームは月単位・年単位の契約が基本です。1週間だけレンタルしたいという場合は、対応している業者を早めに探してください。また、遠方のトランクルームは荷物の出し入れが大変です。できるだけ近場を選びましょう。なお、重要な書類を預ける場合は、万が一に備えて盗難補償や火災補償があるところがおすすめです。

5.書類の整理や収納に関するよくある質問

Q.家庭で扱う書類も、捨てる際はシュレッダーにかけたほうがいいでしょうか?
A.個人情報が記載されているものや、金融関係の書類はシュレッダーにかけたほうがいいですね。ハサミで細かく切るだけでも大丈夫でしょう。

Q.いるかいらないか誰にも判断できない書類がたくさん会社にたまり、困っています。
A.この場合、一定の期間を設けその間一度も確認したり必要としなかったりすれば処分しましょう。

Q.トランクルームは書類以外のものも預けることができますか?
A.はい。生き物や危険物、腐敗する可能性のあるもの以外は、たいてい預けることができるでしょう。

Q.トランクルームに預けられない書類はありますか?
A.土地の権利書や登記簿、有価証券類は銀行の貸金庫に預けましょう。

Q.トランクルームに書類を預ける場合、何か注意点はありますか?
A.単にダンボールに書類を雑多に入れて預けるのではなく、クリアファイルや書類フォルダーに分類して預けましょう。また、預けっぱなしにするのではなく、定期的に書類を見直してください。

まとめ

いかがでしたか? 今回は書類を分かりやすく整理・収納するアイデア等を紹介しました。書類はもらったり作成したりしたら、順番に整理していくことが大切です。取っておくかどうか迷っている場合は、期間を決めて保管しておき、必要ないと分かった時点で処分しましょう。

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