中央区で税理士事務所の書類を保管するなら？外部書庫として使えるトランクルーム
「過年度の申告資料や顧問先ファイルが増えて、事務所の書庫だけでは収まりにくくなってきた」
「日常的には使わない書類を、中央区内の別スペースへ移したい」
「必要になったときに取りに行ける外部書庫を探している」
税理士事務所では、顧問先や年度ごとに紙書類が増え、キャビネットや書庫だけでは保管スペースが足りなくなることがあります。
現在進行中の案件や頻繁に確認する資料は事務所内に置いておく必要がありますが、過年度ファイルや普段ほとんど開かない書類まで同じ場所へ置いておくと、執務スペースを圧迫しやすくなります。
そのような場合、トランクルームを事務所とは別の「外部書庫」として利用する方法があります。
事務所から比較的近い場所に書類保管用のスペースを確保しておけば、日常的に使用する資料は手元に残しながら、使用頻度の低いファイルだけを分けて保管できます。
ただし、税理士事務所で扱う書類には、顧問先名や住所、取引に関する情報などが含まれている場合があります。
税理士事務所がトランクルームを外部書庫として利用するときは、広さだけでなく、セキュリティ、保管環境、箱の管理方法、事務所からのアクセスまで確認しておくことが大切です。
この記事では、中央区で税理士事務所の書類保管場所を探している方へ、外部書庫としてトランクルームを使う場面、保管する書類の分け方、収納方法、物件選びのポイントをお伝えします。
- 税理士事務所で外部書庫が必要になる場面
- トランクルームへ移しやすい書類・事務所に残したい書類
- 顧問先資料を外部保管するときに確認したいこと
- 必要な書類を探しやすくする収納方法
- 中央区で書類保管用のトランクルームを選ぶポイント
- 中央区で税理士・会計事務所を運営している方
- 過年度資料が増えて書庫が不足している方
- 事務所とは別に書類保管用のスペースを確保したい方
- 必要なときに取りに行ける外部書庫を探している方
- 中央区内で法人利用できるトランクルームを探している方
1．税理士事務所で外部書庫が必要になる場面
税理士事務所では、毎年新しい資料が増えていきます。
紙から電子データへの移行を進めていても、以前から保管しているファイルや紙で受け取った資料が残ることがあります。
書庫が足りなくなったとき、キャビネットを追加する方法もありますが、その分だけ事務所の執務スペースが狭くなります。
そこで、普段はほとんど確認しない書類を事務所の外へ移し、外部書庫として別スペースを確保する方法があります。
過年度ファイルが増えてきたとき
決算や申告が完了した後も、一定期間は保管しておく書類があります。
国税庁では、法人の帳簿や取引に関して作成・受領した書類について、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存するよう案内しています。一定の場合には10年間となることもあります【注1】。
ただし、これは納税者側に求められる保存期間です。
税理士事務所が保管している控えや顧問先から預かっている資料については、書類の種類、契約内容、事務所内の運用などに応じて扱いを確認する必要があります。
廃棄できる時期が来る前に新しい年度の資料が増えていくため、過年度ファイルだけで書庫の多くを使ってしまうことがあります。
事務所のキャビネットを日常業務に使いたいとき
毎月確認する資料と、数年間ほとんど開かない資料を同じキャビネットに保管していると、日常業務で使うファイルを探しにくくなります。
直近の顧問先資料や進行中の案件は事務所内に残し、確認頻度の低い過年度資料だけを外部へ移すことで、書庫を使いやすくできます。
すべてを外部保管するのではなく、「事務所内の書庫」と「外部書庫」の役割を分ける考え方です。
顧問先や取扱件数が増えたとき
顧問先が増えると、管理するファイル数も増えていきます。
新規の顧問先資料を収納するためにキャビネットを追加し続けると、執務スペースや打ち合わせスペースが狭くなることがあります。
使用頻度の低い書類を外部へ移せば、事務所内のスペースを机や収納など、日常業務に必要な用途へ使いやすくなります。
事務所の移転・改装を行うとき
事務所移転やレイアウト変更の際には、大量の書類を一時的に別の場所へ移す必要が出ることがあります。
新しい書庫が完成するまで段ボールを事務所内へ積んでおくと、作業スペースを圧迫します。
このような場合は、移転や改装期間だけトランクルームを利用し、書類の一時保管場所として使う方法もあります。
保存期限を迎えるまでまとめて保管したいとき
保存が必要な期間中は書類を残しておき、一定のタイミングでまとめて整理したい場合もあります。
年度ごとに箱を分け、整理予定年を決めて外部保管しておけば、毎年の書庫整理をしやすくなります。
「古い書類をとりあえず置く場所」ではなく、「いつ確認・整理するか」まで決めて外部書庫を使うことがポイントです。
2．トランクルームへ移しやすい書類・事務所に残したい書類
外部書庫を作る場合は、事務所内の書類をすべて移すのではなく、利用頻度によって分けると使いやすくなります。
基本的には、日常業務で使うものを事務所内、使用頻度の低いものを外部書庫へ分けます。
過年度の顧問先ファイル
すでに申告や決算が完了し、日常的には確認しない過年度ファイルは外部保管を検討しやすい書類です。
顧問先別・年度別に整理されている場合は、その分類を維持したまま保存箱へ移すと管理しやすくなります。
ただし、原本や返却予定の資料が混ざっていないか、移動前に確認しましょう。
過年度の決算・申告関係資料
過去の決算や申告に関連する資料のうち、頻繁には確認しないものも外部保管の候補になります。
「○年度決算」「○年度申告関係」のように年度単位でまとめておけば、後から確認するときにも探しやすくなります。
書類の保存が必要な期間については、資料の種類や事務所内の運用に合わせて確認してください。
事務所内の控え・参考資料
原本ではなく、過去の業務の参考として残している控えや資料が増えていることもあります。
日常的に見る必要がないものは、必要性を確認したうえで外部書庫へ移す方法があります。
一方、処分できるものまで保管し続けると外部書庫もすぐにいっぱいになるため、保管前に不要な資料を整理しておくことも大切です。
現在進行中の案件は事務所内に残す
申告作業中の資料や、毎月確認する顧問先ファイルなどは、事務所内に置いた方が効率的です。
必要になるたびにトランクルームへ取りに行くようでは、外部書庫を利用するメリットが小さくなります。
「今期使用する」「直近で確認する可能性が高い」という資料は手元に残しましょう。
返却予定の原本は区別する
顧問先から一時的に預かっている原本などは、長期保管用の箱へ混ぜないようにします。
外部保管へ移す前に、
- 事務所で保存する資料
- 顧問先へ返却する資料
- 確認後に処分を検討する資料
などに分けておくと、必要な原本が外部書庫の奥へ入ってしまうことを防ぎやすくなります。
3．顧問先資料を外部保管するときに確認したいこと
税理士事務所の外部書庫としてトランクルームを利用する場合は、単に箱を運び込むだけではなく、書類をどのように管理するかを決めておきましょう。
特に顧問先情報を含む書類では、箱の表示や入退室の管理にも配慮が必要です。
書類は保存箱へまとめる
ファイルをそのまま積み重ねるより、段ボールや文書保存箱へまとめると搬入・収納しやすくなります。
箱のサイズをそろえると積み重ねやすく、収納スペースも使いやすくなります。
ただし、紙はまとまるとかなり重くなります。
大きな箱へ限界まで詰めるのではなく、一人でも無理なく持ち運べる重量に分けましょう。
箱の外側には管理番号を付ける
顧問先資料を入れた箱の外側に、会社名や個人名を大きく書く必要はありません。
たとえば、
- A-2026-01
- A-2026-02
- B-2025-01
など管理番号を付け、事務所内の一覧表と対応させる方法があります。
外から箱を見ただけでは詳細な内容が分からないようにしながら、必要なスタッフは管理表から中身を確認できる状態にします。
一覧表に保管場所を記録する
書類箱が数十箱になると、「どの箱がどこにあるのか」が分からなくなります。
管理表には、
- 管理番号
- 対象年度
- 書類の分類
- 収納位置
- 保管を見直す予定年
などを記録しておくと管理しやすくなります。
「棚A・上段」「右奥」など収納位置まで記録しておけば、現地で箱を一つずつ探す手間を減らせます。
保存期間が異なる書類を混ぜすぎない
整理する時期が異なる書類を同じ箱に入れると、後から一部だけを確認する必要が出てきます。
年度や整理予定時期が近い書類をまとめておくと、将来的な見直しがしやすくなります。
たとえば「2030年確認予定」「2031年確認予定」のように、整理時期を基準に箱を分ける方法もあります。
誰が出し入れするのか決める
複数のスタッフが自由に外部書庫を利用すると、書類の所在が分からなくなる可能性があります。
鍵や入室に必要なものを誰が管理するのか、書類を持ち出す際にどのように記録するのか、事務所内でルールを決めておきましょう。
箱を事務所へ持ち帰った場合は、管理表へ持出日を記録するなど、所在を追えるようにしておくと管理しやすくなります。
重要度の高い書類は保管方法を分ける
すべての書類を同じ場所へ保管する必要はありません。
代替できない原本や特に重要な資料、温湿度を厳密に管理する必要がある書類などは、一般的なトランクルームとは別の保管方法が適している場合があります。
外部書庫へ移す前に、書類ごとの重要度や保管条件を確認しましょう。
4．必要な書類を探しやすくする収納方法
外部書庫は、荷物を多く入れられればよいわけではありません。
必要な資料を確認するときに、短時間で取り出せる収納にしておくことが大切です。
年度ごとに保管場所を分ける
税理士事務所の書類では、年度単位で整理すると管理しやすくなります。
たとえば入口側から新しい年度を並べ、
- 2026年度
- 2025年度
- 2024年度
- それ以前
という順番にします。
新しい年度ほど確認する可能性が高い場合は、直近年度を入口側へ置くと取り出しやすくなります。
顧問先別に棚を分ける
顧問先数がそれほど多くない場合や、一つの顧問先について複数年度の資料をまとめて確認することが多い場合は、顧問先単位で収納場所を分ける方法もあります。
管理方法に正解があるわけではありません。
「年度で探すことが多いのか」「顧問先から探すことが多いのか」を考え、事務所の運用に合わせて決めましょう。
収納ラックを利用する
段ボールを床へ積み上げるだけでも収納できますが、頻繁に取り出す場合はラックを利用すると管理しやすくなります。
重量のある箱を下段、比較的軽い箱を上段に置くと取り扱いやすくなります。
棚番号を付けて管理表と対応させると、「棚B・中段」のように保管位置を記録できます。
通路を残して収納する
部屋いっぱいに箱を詰め込むと、多くの書類を保管できます。
しかし、奥にある箱を取り出すたびに手前の箱を移動することになります。
日常的に利用する外部書庫として使うなら、人が奥まで入れる通路を残しておくと便利です。
一方、一時保管で次回まとめて搬出する場合などは、収納量を優先する使い方もできます。
定期的に保管内容を見直す
外部書庫を契約すると、空いているスペースへ次々に新しい箱を入れてしまいがちです。
毎年決まった時期に管理表を確認し、保管を続ける必要があるかを見直しましょう。
不要になった書類を整理しながら利用すれば、必要以上に大きなトランクルームを借り続けることも防ぎやすくなります。
5．中央区で書類保管用のトランクルームを選ぶポイント
税理士事務所の外部書庫として利用する場合は、月額料金だけでなく、事務所からの移動時間や搬入のしやすさも確認しましょう。
中央区には、銀座、京橋、日本橋、八丁堀、茅場町、築地、新富町などオフィスが集まるエリアがあります。
必要な資料を取りに行く可能性があるなら、事務所から無理なく移動できる場所を選ぶことが大切です。
事務所の近くにある物件を比較する
アルファトランクでは、中央区内に複数の屋内型トランクルームを展開しています。
築地、新富町、京橋、宝町・八丁堀、茅場町、日本橋本町、東日本橋などから、事務所の所在地に合わせて比較できます。
外部書庫として頻繁に利用する場合は、数千円の料金差だけでなく、移動にかかる時間も含めて検討すると使いやすくなります。
書類箱が多い場合はエレベーターを確認する
紙を詰めた箱は、1箱でもかなりの重量になることがあります。
数十箱を一度に運ぶ場合は、階段だけの物件よりエレベーターがある物件の方が搬入しやすくなります。
たとえばアルファトランク宝町・八丁堀はエレベーターがあり、宝町駅から徒歩3分、八丁堀駅から徒歩4分、京橋駅から徒歩6分の場所にあります。
中央区内にはエレベーターのない物件もあるため、書類の箱数と搬入方法を合わせて確認してください。
必要なルームサイズを箱数から考える
書類保管の場合は、「何帖必要か」だけで考えるより、保管する箱数からイメージすると分かりやすくなります。
現在の文書箱が何箱あるか、今後1年間で何箱程度増えるかを確認しておきましょう。
また、ラックを置く場合は、棚の幅や奥行も含めて必要なスペースを考えます。
アルファトランクの各物件ページでは、ルームごとの間口、奥行、高さを確認できるため、収納方法を考えながらサイズを比較できます。
セキュリティ設備を確認する
税理士事務所が保管する書類には、顧問先に関する情報が含まれることがあります。
そのため、外部書庫として利用する場合は、入室方法やセキュリティ設備を確認しましょう。
アルファトランクではALSOKによるセキュリティ設備を導入しています。
ただし、施設側のセキュリティだけに任せるのではなく、事務所側でも利用できるスタッフを決める、持ち出しを記録するなどの管理を行うことが大切です。
空調・換気設備を確認する
紙書類を保管する場合は、保管する室内の環境も確認しておきたいところです。
アルファトランクには、空調または除湿機、換気設備を備えた屋内型物件があります。
ただし、一般的なトランクルームは文書専用の恒温恒湿倉庫ではありません。
特別な温湿度管理が必要な資料については、専用の保管サービスを検討してください。
24時間出し入れできるか確認する
過年度資料でも、顧問先からの問い合わせなどで急に確認が必要になることがあります。
アルファトランクは24時間365日、契約者自身で荷物を出し入れできます。
必要になったタイミングで書類を確認したい場合は、出し入れできる時間帯も物件選びのポイントになります。
法人利用に対応しているか確認する
税理士事務所の外部書庫として利用するのであれば、事務所・法人名義で契約できるかも確認しておきましょう。
アルファトランクでは法人契約に対応しています。
