展示会・イベント資材の保管にトランクルームを活用｜什器・販促物・ノベルティを整理する方法
「展示会が終わるたびに、ブースで使った資材がオフィスへ戻ってくる」
「ノベルティやパンフレットが余っているけれど、次のイベントまで置く場所がない」
「毎回使う展示台やバナーを捨てるのはもったいないが、社内の収納スペースを圧迫している」
展示会やイベントでは、商品の展示だけでなく、パネル、バナー、什器、パンフレット、ノベルティなど多くの資材を使用します。
イベント開催中は必要な物でも、終了すると次回の出番まで数か月空くことがあります。
使用頻度の低いイベント資材をすべてオフィスに保管すると、書庫や倉庫、会議室の一角などが荷物で埋まり、本来業務に使用できるスペースが減ってしまいます。
展示会・イベント資材は、「毎日使う物」と「イベント時だけ使う物」を分け、後者をトランクルームなどの外部収納へ移すことで、オフィス内のスペースを整理しやすくなります。
この記事では、展示会・イベント資材を保管するときの仕分け方法、什器・販促物・ノベルティの管理方法、トランクルームを利用するときに確認したいポイントについて解説します。
- 展示会・イベント後に保管場所が必要になる資材
- イベント終了後は「再利用・在庫・廃棄」に分ける
- 展示会資材の保管にトランクルームを使うメリット
- 資材をトランクルームへ収納するときのポイント
- トランクルーム選びで確認したいこと
- アルファトランクをイベント資材の保管に活用する場合
この記事は次のような方におすすめです
- 展示会・イベントを定期的に開催・出展する企業の方
- ブース装飾や什器がオフィスを圧迫している方
- 余ったノベルティや販促物の保管場所を探している方
- イベント資材を次回も再利用したい方
- オフィスとは別に小規模な外部倉庫を確保したい方
1．展示会・イベント後に保管場所が必要になる資材
展示会やイベントでは、開催期間が数日でも、準備のために多くの資材を用意します。
イベント終了後に保管場所が必要になりやすい物を確認してみましょう。
ブース装飾・パネル
企業名や商品名を表示するパネル、タペストリー、バックパネルなどは、次回の展示会でも使用できる場合があります。
特に企業ロゴや定番商品の紹介など、内容が頻繁に変わらない物は再利用しやすいでしょう。
一方で、サイズが大きく、オフィス内では置き場所に困りやすい資材でもあります。
バナースタンド・のぼり・ポスタースタンド
ロールアップバナーやポスタースタンドなどは繰り返し利用できます。
収納時には比較的コンパクトになる製品もありますが、複数本になると保管スペースが必要です。
展示会ごとに同じ物を買い直すのではなく、使用できる状態で保管しておけば次回の準備にも使えます。
展示台・什器
商品を並べる展示台、ラック、棚、カウンターなどもイベント資材として保管することがあります。
折りたたみ式や組み立て式であれば、分解して収納することで保管スペースを抑えられます。
部品や固定金具などを紛失しないよう、セット単位で管理することが大切です。
パンフレット・カタログ・チラシ
展示会で配布するために印刷したパンフレットやカタログが余ることもあります。
企業案内など内容がすぐに変わらない印刷物であれば、次回のイベントで使用できる可能性があります。
ただし、価格、日付、キャンペーン情報、製品仕様などが掲載されている物は、次回も使用できるか確認してから保管しましょう。
ノベルティ
ボールペン、バッグ、クリアファイル、ステッカーなどのノベルティは、一度にまとまった数量を製作することがあります。
展示会終了後に数箱残ると、オフィス内の棚を大きく占有することがあります。
今後のイベントでも配布する予定があるなら、在庫数を確認したうえでまとめて保管しましょう。
梱包・搬送用品
イベント資材を入れるケース、コンテナ、緩衝材、専用バッグなども忘れがちです。
次回の搬送時に必要になるため、展示資材と同じ場所に保管しておくと準備しやすくなります。
2．イベント終了後は「再利用・在庫・廃棄」に分ける
イベントが終了したら、すべての荷物をそのまま倉庫へ戻すのではなく、一度中身を確認しましょう。
保管する必要のない物まで残していると、トランクルームを借りてもすぐにスペースが埋まってしまいます。
次回も使用する資材
まず、次回以降の展示会でも使用できる物を分けます。
たとえば、
- 企業ロゴ入りの展示パネル
- バナースタンド
- 展示ラック
- テーブルクロス
- 商品展示用の備品
- 延長コードなどの周辺用品
などです。
イベントごとの内容に左右されにくい物は、再利用できる可能性が高くなります。
数量を管理して保管する販促物
パンフレットやノベルティは、「余っているから保管する」だけではなく、数量を把握しておきましょう。
たとえば箱の外側に、
- 商品名
- 内容物
- 数量
- 作成年月
- 使用予定イベント
などを書いておくと、次回準備するときに確認しやすくなります。
内容が古くなった物
印刷物やパネルは、物理的には使える状態でも内容が古くなっている場合があります。
特に、
- 旧価格が掲載されている
- 販売終了商品が掲載されている
- 以前の会社ロゴが使用されている
- 開催日が記載されている
- 終了したキャンペーンが掲載されている
といった資材は、保管しても再利用できない可能性があります。
保管コストをかける前に処分を検討しましょう。
破損した什器・備品
イベント終了後は、展示台やスタンドに破損がないか確認します。
次回使用時に修理が必要になる物は、「そのうち直す」と倉庫へ入れず、修理するのか処分するのかを先に決めておくと管理しやすくなります。
3．展示会資材の保管にトランクルームを使うメリット
展示会・イベント資材は、毎日使う物ではない一方、定期的に必要になるという特徴があります。
このような荷物は、トランクルームをオフィスの外部倉庫として利用すると管理しやすくなります。
オフィスの収納スペースを空けられる
イベント資材を社内へ置いていると、
- 書庫の上段がノベルティで埋まる
- 会議室の隅に段ボールが積まれる
- バックヤードへ展示什器が置かれる
- 通路が狭くなる
といった状態になりがちです。
日常業務では使わない物を外部へ移せば、オフィス内のスペースを本来の用途に使いやすくなります。
必要な期間だけ外部収納を確保できる
大規模な物流倉庫を必要とするほどではなくても、数㎡程度の収納場所がほしいケースがあります。
トランクルームはさまざまな広さから選べるため、保管する資材量に合わせて検討できます。
展示会シーズンやオフィス移転など、一時的に荷物が増える場合にも利用しやすいでしょう。
次回のイベントまでまとめて管理できる
展示資材を社内の複数の場所へ分散すると、「どこに何を置いたか分からない」という状態になりやすくなります。
トランクルームへイベント用品をまとめておけば、次回の準備時に探し回る手間を減らせます。
イベント単位でセットを作れる
複数種類の展示会へ出展する企業では、使用する資材もイベントによって異なります。
たとえば、
- 採用イベント用
- 商品展示会用
- セミナー用
- 店頭イベント用
のように箱や棚を分けておけば、必要な資材だけを持ち出しやすくなります。
4．資材をトランクルームへ収納するときのポイント
トランクルームを借りても、荷物を無計画に積み重ねると必要な物を取り出しにくくなります。
イベント資材は次回使用するときのことまで考えて収納しましょう。
箱の外から中身が分かるようにする
同じ段ボール箱を何箱も並べると、開けなければ中身を確認できなくなります。
箱の正面や側面へ、
- ノベルティ
- パンフレット
- 電源・配線類
- ブース装飾
などのラベルを付けておきましょう。
管理番号を付ける
資材量が多い場合は「A-01」「A-02」のように箱へ管理番号を付け、表計算ソフトなどで内容を管理する方法もあります。
箱を開封しなくても、社内から在庫を確認できるようになります。
よく使う物を手前に置く
年に数回使う展示用品と、数年保管するだけの物では出し入れ頻度が異なります。
よく使用するノベルティやバナーなどは入口付近へ置き、使用頻度の低い物を奥へ収納すると取り出しやすくなります。
通路を確保する
収納スペースいっぱいまで段ボールを詰め込むと、奥の荷物を取り出すために手前の箱をすべて移動しなければならなくなります。
資材の出し入れが多い場合は、人が入れる程度の通路を確保することも考えましょう。
重い物は下に置く
展示台や大量のカタログなどは重量があります。
重量のある荷物を上に積むと、下の段ボールがつぶれたり、取り出す際に落下したりする可能性があります。
重い物を下、軽い物を上に収納するのが基本です。
次回使用時に確認が必要な物を分ける
「次回までに印刷内容を確認する」「不足分を発注する」といった資材は、通常の保管品と分けておきます。
保管したこと自体を忘れて同じノベルティを再発注する、といった重複を防ぎやすくなります。
5．トランクルーム選びで確認したいこと
展示会資材を法人で保管するときは、料金や広さだけでなく、出し入れや設備も確認しましょう。
出し入れできる時間
展示会では、早朝に搬入したり、終了後の夜間に資材を戻したりすることがあります。
営業時間が決まっている施設の場合、必要な時間に荷物を取り出せない可能性があります。
イベント用品を保管するなら、利用可能時間を確認しておきましょう。
オフィス・イベント会場からのアクセス
月額料金が安くても、会社や主なイベント会場から遠ければ、資材を取りに行く時間や運搬負担が増えます。
利用頻度が高い場合は、料金だけでなく移動時間も含めて検討した方がよいでしょう。
車で荷物を運びやすいか
展示什器や段ボール箱などを搬出する場合は、車を利用することがあります。
施設周辺に車を停めて荷物を積み下ろしできるか、台車を使えるかなどを確認すると搬入しやすくなります。
エレベーター・階段
大きな展示パネルや重量のある箱を保管する場合は、部屋までの搬入経路も重要です。
物件によっては地下や上階へ階段で運ぶ必要があります。
契約前にエレベーターの有無や通路幅を確認しておきましょう。
空調・換気
紙製のパンフレットやポスター、布製のバナーなどを保管する場合は、保管環境も確認しておきたいポイントです。
屋内型のトランクルームでも設備は施設によって異なるため、空調や換気の有無を確認しましょう。
セキュリティ
展示会資材の中には、商品サンプルや会社名入りの備品などが含まれる場合があります。
入退室の管理方法や警備設備についても確認しておくと安心です。
保管できない物
トランクルームでは、すべての物を保管できるわけではありません。
一般的に危険物や腐敗する物などは保管できず、事業者によって独自の禁止品も定められています。
展示会で使用した機材やサンプルなどを収納する場合は、契約前に保管可能か確認してください。
6．アルファトランクをイベント資材の保管に活用する場合
アルファトランクでは、家庭用の収納だけでなく、企業の外部倉庫として商品在庫、保存書類、事務機器、備品などの保管にも利用できます。
販促物やイベント用品の収納にも利用できるため、展示会資材をオフィスから移したい場合にも活用できます。
24時間365日出し入れできる
アルファトランクは、24時間365日、契約者が荷物を出し入れできます。
展示会の搬入に合わせて朝早く資材を取り出したり、終了後に荷物を戻したりする場合にも、営業時間を気にせず利用できます。
法人でも契約できる
アルファトランクは法人での利用にも対応しています。
実際にオフィスやショップの外部倉庫として、在庫、書類、備品、販促物、イベント用品などを保管する用途が案内されています。
「物流倉庫を借りるほどではないが、オフィスとは別に収納スペースが必要」という場合にも検討できます。
サイズを資材量に合わせて選べる
アルファトランクには、物件ごとにさまざまな広さの収納スペースがあります。
ノベルティ数箱だけを保管したい場合と、大型の展示資材までまとめて収納する場合では必要な広さが異なります。
アルファトランクの物件一覧では、各物件について部屋の面積だけでなく、間口・奥行・高さなども確認できます。
展示パネルや什器など大きな物を保管するときは、面積だけでなく入口の幅や部屋の形も確認しましょう。
空調または除湿機・換気設備を備えている
アルファトランクでは、運営する物件に空調または除湿機と換気設備を備えています。
パンフレット、布製バナー、展示用備品などをオフィス外で保管する際にも、設備を確認したうえで利用できます。
ただし、トランクルームは温度・湿度が一定に保証された保管庫ではありません。保管する物の材質や性質に応じて、箱や収納ケースなども利用しましょう。
ALSOKのセキュリティを導入
アルファトランクでは、綜合警備保障（ALSOK）のセキュリティサービスを導入しています。
物件は平時遠隔管理され、契約者または契約者から依頼を受けた方が利用する仕組みになっています。
企業の販促物やイベント備品を社外で保管する際には、立地だけでなくこうした管理体制も確認しておきましょう。
台車を利用できる
アルファトランクの施設内には台車が用意されています。
カタログやノベルティなど重量のある段ボールを複数運ぶ際に利用できます。
ただし、エレベーターや搬入経路などの条件は物件によって異なります。
大型什器を収納したい場合は、契約前に利用予定のトランクルームの物件情報を確認してください。
保管禁止品を確認する
アルファトランクでは、動植物、危険物、異臭・悪臭のする物、水分・高温を発する物など、保管できない物を定めています。
また、電動自転車やスマートフォンなどのバッテリー類についても保管不可と案内しています。
イベントで使用するバッテリー搭載機器や商品サンプルなどがある場合は、「イベント用品だから何でも収納できる」と考えず、事前に保管可能か確認しましょう。
まとめ｜展示会資材は外部収納を活用して次回使いやすい状態で保管しよう
展示会・イベントでは、一度の開催でも多くの什器、販促物、ノベルティなどを使用します。
再利用できる資材を毎回廃棄する必要はありませんが、すべてオフィスへ戻していると収納スペースを圧迫します。
イベント終了後は、まず次のように整理しましょう。
- 次回も使用する展示資材
- 在庫として残すパンフレット・ノベルティ
- 修理して再利用する物
- 内容が古くなった販促物
- 破損して処分する物
保管する物を決めたら、
- 箱の中身と数量を表示する
- イベントごとに分類する
- 使用頻度の高い物を手前へ置く
- 重量物を下へ収納する
- 資材一覧を社内でも管理する
といった方法で、次回取り出しやすい状態にしておきます。
展示会・イベント資材の保管では、「空いている場所へ置く」のではなく、次回の準備まで含めて収納場所を決めることがポイントです。
トランクルームを外部倉庫として利用すれば、日常的に使用しない展示会資材をオフィスから移し、業務スペースを確保できます。
アルファトランクは法人利用にも対応しており、販促物やイベント用品、備品などの外部収納として利用できます。
24時間365日出し入れできるため、「展示会当日の早朝に資材を取り出したい」「イベント終了後にそのまま収納したい」といった使い方も可能です。
展示什器のサイズや段ボールの数量を確認したうえで、アルファトランクからオフィスや主なイベント会場から利用しやすい物件、必要なルームサイズをお探しください。
