レンタルオフィスで荷物は保管できる？書類・備品の置き場所と選び方

レンタルオフィスを利用するとき、郵便物や宅配便を受け取れることと、書類・備品・在庫を保管できることは同じではありません。少量の荷物なら個室やロッカーに収まる場合がありますが、量が増えたり長期間保管したりする場合は、別の保管場所を検討した方が使いやすいこともあります。

保管場所を選ぶときは、荷物の種類や量だけでなく、保管期間と出し入れの頻度も整理しましょう。

1. レンタルオフィスで荷物は保管できる？
2. 荷物の量・期間・出し入れ頻度で保管場所を選ぶ
3. レンタルオフィスの荷物をトランクルームへ移すメリット
4. トランクルームを選ぶときに確認したい費用・アクセス・設備
5. レンタルオフィスの荷物保管でよくある質問
6. まとめ

この記事はこんな方におすすめです。

• レンタルオフィスに書類や備品を置けるか知りたい方
• 郵便物の受け取りと荷物の保管の違いを確認したい方
• 商品在庫や販促物を置く場所に困っている個人事業主・法人担当者
• レンタルオフィス以外の保管場所も比較したい方

レンタルオフィスで荷物は保管できる？

レンタルオフィスで荷物を保管できるかは、契約する施設の設備と利用規約によって異なります。郵便物や宅配便を受け取れる施設でも、書類・備品・商品在庫を自由に置けるとは限りません。

郵便物・宅配便の受け取りと荷物の保管は別

郵便物や宅配便の受け取りサービスは、届いた荷物を施設側が受け取るためのサービスです。受け取った荷物を長期間置いておけるか、家具・備品・在庫などを継続的に保管できるかは、別に確認する必要があります。

また、日本郵便の転居・転送サービスは、旧住所あての郵便物等を新住所へ転送する仕組みです【注1】。転送された書類や荷物を、その後どこに保管するかまで決めるサービスではありません。

施設によっては、申込みを条件に郵便物等を受け取れる場合があります。たとえばエミフィスの利用登録約款では、一部施設のレンタルオフィスプラン会員が申込みによって郵便物等を受け取れるとしています【注2】。これは同施設の条件であり、すべてのレンタルオフィスに共通するものではありません。

書類・備品・在庫を置ける量は施設ごとに異なる

レンタルオフィス内にどの程度の荷物を置けるかは、個室の広さ、収納設備、貸しロッカーの有無、共有部の利用ルールなどによって変わります。

確認するときは、「荷物を置けますか」だけではなく、次の内容を具体的に伝えましょう。

• 何を保管したいか
• おおよその数量・サイズ
• どのくらいの期間置きたいか
• どの程度の頻度で出し入れするか

毎日使う書類を数冊置く場合と、商品在庫や段ボールをまとめて保管する場合では、必要なスペースも利用方法も異なります。

禁止物・保管期間・責任範囲も確認する

契約前には、保管できる物だけでなく、禁止されている物、保管期間、紛失・損傷時の責任範囲も確認しましょう。

特に次の点は、規約や施設担当者に確認しておくと安心です。

• 危険物、においの強い物、液体などの制限
• 収納できる数量・サイズ
• 契約終了時の搬出期限
• 紛失・破損時の扱い
• 共有部へ荷物を置けるか

倉庫事業者の寄託契約を想定した国土交通省の標準トランクルームサービス約款でも、申込時に品名・数量・保管方法などを記載する規定があります【注3】。レンタルオフィスの規約とは異なりますが、保管を依頼するときに物品の内容や数量を整理しておく考え方は共通しています。

荷物の量・期間・出し入れ頻度で保管場所を選ぶ

レンタルオフィスに収まらない荷物がある場合は、トランクルーム、倉庫、引越し会社なども候補になります。どの方法が向いているかは、荷物量だけではなく、保管期間と取り出す頻度で考えると判断しやすくなります。

保管場所ごとの違いを比較する

保管場所	向いている荷物	出し入れ	保管期間	確認したい点
レンタルオフィス内・ロッカー	日常的に使う少量の書類・備品	頻繁に使いやすい	オフィス契約中	収納量・規約・ロッカーの有無
トランクルーム	保存書類・商品在庫・備品・販促物など	必要なときに取り出したい場合	中長期	利用時間・広さ・セキュリティ・保管環境
倉庫・寄託サービス	まとまった量の荷物や管理を任せたい物	サービス条件による	中長期	入出庫方法・料金・責任範囲
引越し会社の一時保管	移転・リフォームなど期間が決まった家財	自由に取り出せない場合がある	短期	保管期間・途中出庫・配送条件

少量で頻繁に使う荷物はオフィス内を検討

毎日使う書類、小型の備品、すぐに取り出したい物は、レンタルオフィス内の収納や貸しロッカーが向いています。

ただし、収納スペースを荷物で埋めてしまうと、仕事をするための面積が狭くなります。使用頻度の低い書類や予備備品まで手元に置く必要があるかを見直しましょう。

書類・備品・在庫が増えたらトランクルームも候補

保存書類、商品在庫、事務機器、予備備品、販促物など、日常的には使わない荷物が増えてきた場合は、オフィスとは別に保管場所を確保する方法があります。

アルファトランクでは、オフィス・ショップの外部倉庫として、商品在庫、保存書類、事務機器、備品などの保管用途を案内しています。

レンタルオフィスの執務スペースを保管場所として広げ続けるのではなく、使用頻度の低い物をトランクルームへ分けることで、仕事をする場所と荷物を置く場所を分けられます。

法人・店舗での具体的な使い方については、店舗・事務所の荷物保管にトランクルームを使う方法｜在庫・備品・書類の整理も参考にしてください。

短期間だけなら一時保管サービスも比較する

事務所の移転や改装などで、保管する期間があらかじめ決まっている場合は、引越し会社などの一時保管サービスも候補になります。

サカイ引越センターでは、預かる家財の量や期間などにより料金が変わると案内しています。また、保管中に一部の荷物だけを取り出せない場合があります【注5】。

アート引越センターでも、保管期間や搬入先が決まっている場合の一時保管について案内しており、保管料のほか入庫・出庫時の運搬作業費などがかかります【注6】。

頻繁に荷物を取り出す予定がある場合は、一時保管よりも、自分で出し入れできる保管場所の方が使いやすいことがあります。

レンタルオフィスの荷物をトランクルームへ移すメリット

レンタルオフィスに荷物が増えたからといって、すぐに広いオフィスへ移る必要があるとは限りません。仕事で使う場所と保管場所を分けることで、現在のオフィスをそのまま使いやすくなる場合があります。

執務スペースを荷物で使い切らずに済む

保存書類や季節在庫、販促物、予備備品などをオフィス内に置き続けると、収納棚や通路が荷物で埋まりやすくなります。

日常業務で使わない物を外部へ移すことで、レンタルオフィスのスペースを仕事に使いやすくできます。

商品在庫・保存書類・備品をまとめて置ける

アルファトランクでは、商品在庫、保存書類、事務機器、備品などを、オフィス・ショップの外部倉庫として保管する用途を案内しています。

たとえば、次のような荷物の置き場所を分けたい場合に検討できます。

• 保存が必要だが普段は使わない書類
• ECサイトや店舗の商品在庫
• 展示会・イベント用の販促物や備品
• 予備の事務用品・事務機器
• 季節ごとに使用する備品

保管できる物には制限があるため、実際に利用する際は保管予定の荷物が対象になるか事前に確認してください。

必要なときに荷物を取り出せる

法人利用では、「保管できるか」だけでなく「必要なときに取り出せるか」も重要です。

アルファトランクは、24時間365日いつでも利用できると案内しています。仕事の前後や休日など、営業時間に合わせず荷物を出し入れしたい場合にも検討できます。

24時間利用できるトランクルームを選ぶときのポイントは、24時間使えるトランクルームの選び方｜夜間の出し入れで確認したいポイントでも詳しく紹介しています。

トランクルームを選ぶときに確認したい費用・アクセス・設備

トランクルームを利用する場合は、月額使用料だけでなく、荷物の出し入れや保管環境まで確認しましょう。

月額料金だけでなく契約時の費用も確認する

費用を比較するときは、月額使用料だけではなく、保証金や事務手数料、更新料などの有無も確認してください。

アルファトランクでは、物件ごとに部屋の面積・間口・奥行・高さ・月額使用料を確認できます。空室状況もホームページ上で確認できます。

物件によって料金やキャンペーン条件が異なるため、希望エリアの物件・空室状況から確認してください。

オフィスからの距離と搬入経路を確認する

商品在庫や書類を定期的に取り出す場合は、レンタルオフィスからトランクルームまでの距離も重要です。

車で運ぶ場合は駐車場や荷物を積み下ろせる場所、台車を使う場合はエレベーターや通路幅も確認しましょう。

設備は物件によって異なるため、候補となる物件ページでアクセスやエレベーター、駐車場の条件を確認してください。

セキュリティ・空調・換気を確認する

書類や商品在庫を保管する場合は、セキュリティや保管環境も確認しておきたいポイントです。

アルファトランクでは、綜合警備保障（ALSOK）のセキュリティサービスを利用し、空調または除湿機、換気設備を備えた物件を展開しています。

ただし、設備内容は物件によって異なります。保管する物に必要な条件がある場合は、希望する物件の設備を確認したうえで契約してください。

レンタルオフィスの荷物保管でよくある質問

レンタルオフィスに段ボールを置いてもよいですか？

施設の契約内容や収納スペースによって異なります。個室内に置けるか、数量やサイズに制限がないか、共有部分へ置いてよいかを確認してください。

郵便物を受け取れるなら、そのまま保管してもらえますか？

郵便物の受け取りと長期保管は別のサービスです。受け取り後にどの程度の期間保管してもらえるか、荷物のサイズや数量に制限があるかを施設へ確認してください。

レンタルオフィスに収まらない書類はどこに置けばよいですか？

使用頻度が低い保存書類であれば、トランクルームや倉庫などの外部保管を検討できます。重要書類や個人情報を含む資料の場合は、保管の可否だけでなく、セキュリティや社内の管理ルールも確認してください。

商品在庫の保管にトランクルームは使えますか？

保管できる商品であれば、トランクルームを外部倉庫として利用する方法があります。アルファトランクでも商品在庫の保管用途を案内しています。ただし、食品や危険物など、物品によっては保管できないため事前確認が必要です。

仕事で使う荷物を夜間や早朝に取り出せますか？

利用時間は施設によって異なります。アルファトランクでは24時間365日いつでも利用できると案内しています。

まとめ

レンタルオフィスで荷物を保管できるかは、郵便物の受け取りとは別に確認する必要があります。日常的に使う少量の書類や備品はオフィス内、使用頻度の低い保存書類・商品在庫・販促物などはトランクルームなど、使い方に合わせて保管場所を分けると整理しやすくなります。

保管場所に迷った場合は、次の3ステップで整理してみましょう。

1. 保管したい荷物を整理する
   書類・商品在庫・備品など、何をどの程度保管したいかを確認します。
2. 出し入れ頻度と保管期間を決める
   頻繁に使う物なのか、数か月・数年単位で置く物なのかを整理します。
3. 条件に合う保管場所を確認する
   レンタルオフィス内で足りない場合は、トランクルームの広さ・料金・アクセス・設備を比較します。

アルファトランクでは、東京・神奈川・埼玉にトランクルームを展開し、保存書類・商品在庫・事務機器・備品など、オフィスやショップの外部倉庫としての利用も案内しています。

希望エリアのトランクルーム・空室状況を確認する