オフィスを片付ける方法は? 簡単・効率よく作業するコツを解説!

「オフィスを片付けたいので、効率よく作業するコツを知りたい」とお考えではありませんか? オフィスがきちんと片付いていると、業務の効率が高まる、従業員が集中して仕事できるなど、多くのメリットがあります。また、来客からの印象もよくなり、商談がまとまりやすくなるなど、業績アップにもつながるものです。しかし、実際にどんな方法で片付けるとよいか、どんな点に注意して進めるべきかなどよく分からないこともあるでしょう。

そこで今回は、オフィスの片付けについて詳しく解説します。

  1. オフィスを片付けるポイント
  2. オフィスをキレイに保つコツは?
  3. オフィスを片付けるときの注意点
  4. オフィスの片付けで出た不用品を処分する方法
  5. 処分できないものはトランクルームに預ける方法もある
  6. オフィスの片付けでよくある質問

この記事を読むことで、オフィスを片付けるポイントがよく分かります。まずは、記事を読んでみてください。

1.オフィスを片付けるポイント

最初に、オフィスを片付けるポイントについて見ていきましょう。

1-1.片付けの作業計画を立てる

まずは、片付けの作業計画を立てましょう。むやみに手を付けても、作業効率が悪くなるだけです。片付ける場所全体をチェックし、片付ける順番や方法を決めていきましょう。このとき、どんな道具が必要か、何人で作業するとよいかも考えておくことがポイントになります。また、効率よく片付けるには、作業時間の割り振りも大切です。片付けが大変な場所には、時間をより多く取っておきましょう。

1-2.必要な道具は多めに用意する

片付けに必要な道具は、多めに用意しておいてください。実際に作業し始めると、道具が足りないことがよくあります。また、最初に道具を用意しておけば、使いたいときにサッと手に取ることができ、効率よく片付けることが可能です。人数分の道具と予備分を合わせて多めに用意しておけば、雑巾・掃除用シート・ゴミ袋などは、たとえ余っても次回に回すことができます。

1-3.片付ける方法を従業員同士が共有する

オフィスの片付けでは、片付ける方法を従業員同士が共有することも大切です。どんな方法で片付けるか共有することで、従業員がそれぞれ勝手に片付けることを予防でき、スムーズに作業できます。直前になって説明してもうまくいかないことが多いので、前日までに掲示板に貼り出したり社内メールなどで通知したりしておくとよいでしょう。片付けを始める前に、再度簡単に説明しておくと抜かりがありません。

1-4.なるべく多くの従業員に協力してもらう

なるべく多くの従業員に協力してもらうことも、オフィスの片付けで重要なポイントです。特に、広いオフィスでは、多くの従業員に協力してもらうことで、スピーディーに片付けることができます。また、一部の従業員だけに負担をかけないよう、配慮することも必要です。片付けの計画が立ったら早めに従業員へ知らせ、上司からも部下に協力をお願いしてもらうようにするとよいでしょう。

1-5.業務に直接かかわらない場所から片付ける

オフィスの片付けでは、業務に直接かかわらない場所から片付けるのがおすすめです。たとえば、机周りは、業務に必要な書類や資料・事務用品などが多く集まっています。そのため、片付けてもすぐに散らかってしまいがちです。まずは、倉庫やキャビネットなど、使用頻度が低く、業務に直接かかわらない場所から手を付けるほうが効率よく片付けることができます。机周りの片付けについては、従業員それぞれに適切なタイミングで片付けてもらうとよいでしょう。ただし、従業員によってはなかなか片付けないことがあるので、定期的に片付けを促すことが必要です。

1-6.不用品を処分して物量を減らす

不用品を処分して物量を減らすことも、オフィスを片付けるコツの一つです。不用品を処分することで物量が減ると、格段に片付けやすくなります。特に、長く片付けていないオフィスには、想像以上の不用品があるものです。何らかの理由で使っていないものや使えないものを保管し続けるのは、意味がありません。不用品として処分し、スッキリと片付いたオフィスを目指しましょう。

1-7.使いやすい場所に定位置を決めて収納する

オフィスで使用するものは、使いやすい場所に定位置を決めて収納しましょう。ものの定位置を決めて収納することで、必要なときにすぐ取り出すことができ、使い終わったら戻しやすくなります。また、よく使うものは取り出しやすい位置に収納し、使用頻度が低いものは上部や下部、奥側などに収納するとよいでしょう。

2. オフィスをキレイに保つコツは?

オフィスをキレイに保つコツを、詳しく見ていきましょう。

2-1.定期的に掃除したり片付けたりする

オフィスをキレイに保つには、定期的に掃除したり片付けたりすることが基本です。定期的に集中して作業する時間を作り、なるべく多くの従業員に参加してもらうとよいでしょう。1回の時間は短くても、定期的に行っていれば、ひどく汚れることもありません。また、もの持ちがよくなる、失くしものが減って無駄な購入が減るなどにより、経費の節約につながるのもメリットです。

2-2.掃除や片付けのルールを共有化する

掃除や片付けのルールを共有化することも、オフィスをキレイに保つために必要といえます。従業員それぞれが勝手に片付けると、すぐに散らかってしまうからです。特に、共有物の片付け方法や保管場所は、誰でも分かるような形で徹底的にルール化しましょう。すると、倉庫やキャビネットが散らかることが減り、管理しやすくなります。

2-3.従業員の意識を高める

オフィスをキレイに保つには、従業員の意識を高めることもポイントです。従業員の意識が低いと、自分のもの以外は片付けない、自分のものが散らかっていてもそのままにするなどにつながります。従業員の意識が低いままでは、オフィスをキレイに保つのは難しいでしょう。たとえば、オフィスを片付ける意味やメリットについて勉強会を開く、机周りの片付けキャンペーンを実施するなどにより、従業員の意識を高めることがおすすめです。

2-4.定期的に不用品を処分する

オフィスをキレイに保つには、定期的に不用品を処分することも大切です。定期的にオフィスの不用品を仕分けて処分すると、物量が減って片付けやすくなります。また、保管スペースに余裕ができて管理しやすくなる、不用品をその都度処分したほうが手間がかからないなどもメリットです。スッキリと片付いたオフィスを維持するためにも、不用品をいつまでも放置しないようにしましょう。

3.オフィスを片付けるときの注意点

オフィスを片付けるときは、いくつか注意点があります。

3-1.なるべく繁忙期を避ける

オフィスの片付けは、なるべく繁忙期を避けて行いましょう。繁忙期は、売り上げを高めることが最優先であり、従業員に集中して業務に当たってもらう必要があります。もちろん、オフィスの片付けも大切なことですが、従業員に過度の負担をかけない配慮も必要です。繁忙期の前後に片付けるようにスケジュールを組み、従業員に無理なく片付けに参加してもらうとよいでしょう。

3-2.企業機密や個人情報の流出に気を付ける

オフィスの片付けでは、企業機密や個人情報の流出に気を付けましょう。オフィスで扱う書類やデータには、企業機密や個人情報が多く含まれています。処分する際は、内容が分からないように裁断する、確実に消去するなどを徹底してください。万が一、こうした情報が流出すると、悪意ある第三者に悪用されて思わぬ被害を受けることがあります。また、企業としての管理体制の不備を指摘され、信用を失うこともあるでしょう。

3-3.無理をせず業者に依頼することも考える

オフィスの片付けは、無理をせず業者に依頼することも考えましょう。業者に依頼すれば、短時間で効率よく作業してもらえるほか、キレイに仕上がります。業務が多忙で片付ける時間を確保できない、費用を支払ってもキレイに仕上げたいといった場合は、特におすすめです。ただし、評判のよさなど複数のポイントをチェックし、信頼できると判断した業者に依頼してください。

4.オフィスの片付けで出た不用品を処分する方法

オフィスの片付けで出た不用品を処分する方法について、詳しく解説します。

4-1.産業廃棄物として処分する

オフィスの片付けで出た不用品は、産業廃棄物として処分することになります。このとき、必ず産業廃棄物収集運搬許可を取得済みの業者に依頼してください。オフィスの不用品は、企業活動により出たものと判断されるため、産業廃棄物扱いになります。一般家庭で出た不用品と違い、自治体にゴミとして回収してもらうことはできません。万が一、一般家庭用と偽ってゴミに出したり産業廃棄物収集運搬許可を未取得の業者に処分を依頼したりすると、廃棄物処理法違反と見なされることがあります。

4-2.オフィス用品販売店の回収サービスを利用する

オフィス用の家具や機器などは、オフィス用品販売店の回収サービスを利用して処分できることがあります。まずは、販売店に連絡して、回収してもらえないか聞いてみるとよいでしょう。なお、ものによって、1個数千円~程度の回収費用がかかるのが一般的です。買い替えを伴う場合は、回収費用がサービスになることもあります。

4-3.買取に出す

オフィスの片付けで出た不用品でも、まだキレイで十分に使えるものは専門業者に買取してもらえる可能性があります。買取してもらうことができれば、買取代金が手に入るほか、まだ使えるオフィス用品を有効活用してもらえるのがメリットです。オフィス用品の買取は、以下のような方法で依頼することができます。

  • オフィス用品専門買取業者に売る
  • リサイクルショップに売る
  • 不用品回収業者に買取してもらう
  • ネットオークションやフリマアプリに出品する

いずれの方法にもメリット・デメリットがあるので、よく吟味して選ぶとよいでしょう。なお、不用品回収業者に買取してもらうと、都合のよい日時と場所で回収してもらうことができ、買取不可の場合でもそのまま引取処分を依頼できて便利です。

5.処分できないものはトランクルームに預ける方法もある

オフィスの片付けで処分できないものは、トランクルームに預けることも考えてみましょう。

5-1.トランクルームとは?

トランクルームとは、ビルのフロアを細かく区切り、主に保管スペース用に貸し出すサービスのことです。都市部を中心に多数運営されており、最近では、企業が外部保管スペースとして利用するケースも急増しています。物件の広さは半畳程度からあり、保管する物量などに合わせて選ぶことが可能です。多くの場合、1か月単位の契約となります。

5-2.トランクルームの選び方

トランクルームを選ぶときは、以下のポイントをチェックしてください。

  • 十分な広さがある
  • 便利な立地にある
  • リーズナブルな利用料金
  • 荷物を出し入れしやすい
  • 契約中はいつでも出入りできる
  • 空調管理や掃除が行き届いている
  • セキュリティーがしっかりしている
  • 利用者の評判がよい

なお、信頼できる業者では、上記のポイントをすべて満たしているものです。また、問い合わせの時点で、スタッフが親切で丁寧な対応をしているかどうかも併せてチェックするとよいでしょう。

5-3.トランクルームを契約するときの注意点

トランクルームを契約する際、信頼できる運営業者かどうかきちんと確認することが大切です。トランクルームの需要が高まるにつれ、新規参入業者も増えています。しかし、中には信頼できるか疑問が残る業者がいるのも事実です。たとえば、物件の管理がずさんだと、保管中にものが傷んでしまうリスクもあるでしょう。また、契約情報などの管理が甘ければ、何らかの形で流出してしまう可能性もあります。思わぬ不利益を受けないためにも、トランクルームはこの記事の「5-2.トランクルームの選び方」を参考にして信頼できると判断した業者で契約しましょう。

6.オフィスの片付けでよくある質問

最後に、オフィスの片付けに関する質問に回答します。それぞれ役立ててください。

Q.オフィスの片付けを業務時間外に行ってもよい?
A.業務の一部として必要性が高いと判断できるのなら、行ってもよいでしょう。ただし、従業員に対して事前に告知すること、残業代をきちんと支払うことが必要です。

Q.オフィスの片付けに適した季節は?
A.春や秋など、雨が少なくて過ごしやすい季節に行うのがよいでしょう。水を使っても冷たくなく、また、気温がちょうどよいので、作業しやすいからです。反対に、真夏や真冬に行うことは、従業員にも大きな負担がかかるので適しません。なお、春や秋にオフィスを片付けておけば、年度末や年末の大掃除が簡単にできる点でもおすすめです。

Q.トランクルームを月の途中で解約した場合は日割り計算になる?
A.業者との契約によります。まずは、契約内容を確認してみてください。

Q.トランクルームに保管中のものを盗難されるリスクはある?
A.厳重に管理されている物件であっても、盗難リスクをゼロにすることはできません。しかし、信頼できる業者が運営しており、セキュリティー体制がしっかりしていれば、必要以上に不安に感じる必要はないでしょう。なお、自分でもトランクルームに出入りする際に気を付けたり、カギの管理を徹底したりすることも大切です。

Q.リース中のオフィス用品を間違って処分してしまった場合はどうする?
A.リース用のオフィス用品はリース会社の所有物になるため、弁償する必要があります。リース会社に連絡し、処分してしまったことを伝えて、支払うべき金額や支払い方法などの指示を受けてください。

まとめ

今回は、オフィスの片付けについて詳しく解説しました。オフィスの片付けをスムーズに進めるためには、最初に不用品を処分して全体の物量を減らすことがポイントです。必要なものだけが残れば、片付けも短時間で楽に済むことでしょう。なお、オフィスを片付けても捨てることができないものは、トランクルームに保管するのも一つの方法です。まずは、信頼できる業者が運営している物件で、希望条件に合うものを探してみるとよいでしょう。

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