オフィスを片付ける方法は？ 簡単・効率よく作業するコツを解説！

1．なぜ今、オフィスの片付けが必要なのか？

オフィスの片付けは、単なる美化活動ではありません。生産性向上やコスト削減に直結する、重要な経営戦略の一つです。片付いたオフィスがもたらすメリットを再確認しましょう。

• 業務効率の向上： 書類や備品の定位置が決まることで、探し物の時間が激減。従業員は本来の業務に集中でき、オフィス全体の生産性が向上します。
• 従業員のモチベーションアップ： 整理整頓された快適な職場環境は、従業員のストレスを軽減し、働く意欲を高めます。
• 企業イメージと信用の向上： 来客時に整然としたオフィスを見せることは、管理体制の行き届いた信頼できる企業であるという好印象を与えます。
• セキュリティリスクの低減： 不要な書類を適切に処分し、重要な書類をきちんと管理することで、情報漏洩のリスクを低減できます。

2．生産性を上げる！オフィスの片付け・5つのステップ

どこから手をつければよいか分からない…という場合は、以下のステップに沿って計画的に進めるのが成功の秘訣です。

ステップ1：計画立案と共有

まず「いつ」「どこを」「誰が」片付けるのか、具体的な計画を立て、全従業員に共有します。片付けも業務の一環であることを明確にし、協力体制を築きましょう。

ステップ2：エリアを決めて一気に片付ける

「今日はこのキャビネット」「今週は倉庫」というように、エリアを区切って集中的に行うのが効率的です。まずは、普段あまり使わない共有スペース（倉庫、書庫など）から着手すると、全体の物量を把握しやすくなります。

ステップ3：「必要」「不要」「保管」に仕分ける

エリア内の物をすべて出し、「今すぐ業務で使うもの（必要）」「廃棄するもの（不要）」「すぐには使わないが、保管義務がある・今後使う可能性があるもの（保管）」の3つに分類します。この「保管」の仕分けが、オフィスをスッキリさせる最大のポイントです。

ステップ4：「不要」なものを適切に処分する

オフィスから出るゴミは「産業廃棄物」です。法令を遵守し、許可を持つ専門業者に処分を依頼しましょう。まだ使えるオフィス家具などは、法人向け買取サービスの利用も検討します。機密文書は、必ずシュレッダー処理や溶解サービスを利用し、情報漏洩を防ぎましょう。

ステップ5：「必要」なものの定位置を決める

使用頻度を考慮し、「誰にとっても分かりやすく、取り出しやすい場所」を各物品の定位置とします。ラベリングを徹底し、備品管理台帳を作成すると、より効率的な管理が可能になります。

3．片付いたオフィスを維持するための仕組みづくり

一度キレイにしても、仕組みがなければオフィスはすぐに元に戻ってしまいます。キレイな状態を維持するためのルール作りが不可欠です。

• 共有物のルール化： 共有備品や書類の保管場所、返却ルールを明確にし、誰でも分かるように掲示します。
• 定期的な見直し： 月に一度「片付けデー」を設けるなど、定期的に書類や備品を見直す機会を作り、不要なものが溜まらないようにします。
• ペーパーレス化の推進： 可能なものからペーパーレス化を進めることで、物理的な書類の増加を抑制します。

4．法人向けトランクルーム活用という選択肢

片付けで最も頭を悩ませるのが、ステップ3で仕分けた「保管」すべき書類や備品の置き場所です。オフィスの一角を物置として使い続けるのは、貴重なワークスペースと高い賃料を無駄にしていることに他なりません。そこで有効なのが、外部の保管スペース＝トランクルームの活用です。

メリット1：オフィス賃料より圧倒的に低コスト

都心部のオフィス賃料は高額です。使用頻度の低い書類や備品のために貴重なスペースを割くよりも、坪単価が格段に安いトランクルームを「外部の書庫・倉庫」として活用する方が、トータルコストを大幅に削減できます。

メリット2：法定保存文書のセキュアな保管庫として

法律で保管が義務付けられている書類は、量も多く、長期間にわたって場所を取り続けます。私たちアルファトランクのトランクルームは、全店がALSOKによる24時間セキュリティを完備。さらに空調設備も整っているため、機密性が高く、湿気や温度変化で劣化しやすい紙媒体の書類も、法定保存期間中、安全・安心な環境で保管できます。

メリット3：変動する在庫や什器の保管にも柔軟に対応

季節什器、イベント用の販促物、ECサイトの在庫など、一時的に増減する物品の保管にもトランクルームは最適です。必要な時に必要な広さだけ契約できるため、固定倉庫を持つよりも柔軟かつ無駄のないスペース活用が可能になります。

私たちアルファトランクは、都心や主要駅からのアクセスが良い店舗も多く、法人様の多様なニーズにお応えします。オフィス改革とコスト削減の第一歩として、ぜひトランクルームの活用をご検討ください。
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5．オフィスの片付けと法人契約に関するよくあるご質問

Q1．オフィスの片付けは、業務時間内に行うべきですか？
A1．はい、オフィスの環境整備は業務の一環です。業務時間内に計画的に行うのが望ましいでしょう。従業員に時間外労働を依頼する場合は、当然ながら残業代の支払いが必要です。

Q2．法人契約の手続きに必要なものは何ですか？
A2．一般的に、会社の登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の写し、代表者様の身分証明書の写し、会社のゴム印・代表者印などが必要となります。アルファトランクでは、法人様のスムーズなご契約をサポートしておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

Q3．請求書での支払いは可能ですか？
A3．はい、アルファトランクでは法人契約のお客様向けに、請求書での銀行振込に対応しております。

Q4．セキュリティはどのようになっていますか？
A4．アルファトランクのトランクルームは、ビル入口と各ルームの二重ロックに加え、ALSOKによる24時間監視システムを導入しています。契約者様以外は立ち入れないため、セキュリティ面もご安心いただけます。

まとめ

オフィスの片付けは、単なる美化活動ではなく、生産性向上、コスト削減、従業員満足度の向上に繋がる「未来への投資」です。そして、その効果を最大化する鍵が、使用頻度の低い「保管」物をオフィス内から切り離す戦略的なスペース活用にあります。

保管義務のある書類、季節什器、増え続ける備品…。これらの保管コストとスペースの問題を、アルファトランクの法人向けトランクルームが解決します。貴社のオフィスに眠っている潜在的な価値を引き出し、より創造的で生産性の高いワークスペースへと変革するお手伝いをいたします。

「うちの会社の場合はどうだろう？」と思われたら、ぜひ一度、私たちにご相談ください。貴社の状況に合わせた最適なプランをご提案します。
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