狭いオフィスが広くなる！移転せずにスペースを生み出す「トランクルーム」活用ガイド
「書類や備品が山積みで、必要なものがすぐに見つからない」
「社員から『収納スペースが足りない』と不満が出ている」
このような悩みを抱えているオフィスは少なくありません。オフィスの乱れは、探し物による時間のロスを生むだけでなく、社員のモチベーション低下や重要な書類の紛失リスクにも繋がります。
逆に言えば、整理整頓のルールを確立し、物理的なスペースを確保できれば、企業の生産性は劇的に向上します。
本記事では、今日から実践できるオフィスの片付け手順と、どうしてもスペースが足りない時の解決策（外部保管の活用）について具体的に解説します。
- オフィスで散らかりやすい「3大スポット」
- 片付け前に知っておくべき「失敗しない鉄則」
- 効率が劇的に上がる「片付けの3ステップ」
- キレイな状態を維持する「ルール作り」
- 収納不足は「トランクルーム」で解決
- オフィスの片付けに関するよくある質問
この記事は次のような方におすすめです
- オフィスの整理整頓を進めたい総務・管理担当者の方
- 書類や在庫が増えすぎて、今のオフィスが手狭になっている経営者の方
- 業務効率を上げるための環境整備を行いたい方
1. オフィスで散らかりやすい「3大スポット」
まずは現状把握です。オフィスの中でも特に「汚染源」になりやすい場所を特定しましょう。
1-1. 個人のデスク周辺
最も散らかりやすいのが個人のデスク周りです。私物と業務用品が混在しやすく、個人の性格が出やすい場所でもあります。「足元に書類を平積みしている」「文房具が出しっぱなし」といった状態は、業務効率を著しく低下させます。
1-2. 共有スペース（給湯室・エントランス）
「誰かがやってくれるだろう」という心理が働きやすいのが共有スペースです。給湯室の洗い残しや、エントランスの不要なパンフレットなどは、来客時の企業イメージを損なう原因にもなります。
1-3. 書類庫・キャビネット
ペーパーレス化が進んでも、法定保存文書や契約書など、紙の書類は完全にはなくなりません。「とりあえず入れておく」を繰り返した結果、何がどこにあるか分からない「開かずのキャビネット」になっていませんか？
2. 片付け前に知っておくべき「失敗しない鉄則」
いきなり作業を始めると、途中で挫折したり、かえって散らかったりします。まずは以下の注意点を押さえましょう。
2-1. 収納グッズを先に買わない
よくある失敗が、先に収納ボックスやファイルを買ってしまうことです。不要なものを捨ててみると、「意外と収納グッズは不要だった（またはサイズが合わなかった）」ということが多々あります。グッズの購入は、片付けが終わり、収納量が確定した後に行いましょう。
2-2. 業務時間と分けて一気に行う
「仕事の合間に少しずつ」はおすすめしません。中途半端になりやすく、重要な書類を紛失するリスクもあります。「半日業務を止めて全員で行う」「部署ごとに日時を決める」など、片付けに集中する時間を確保しましょう。
2-3. 機密情報の管理を徹底する
片付け中は書類が散乱しやすいため、情報漏洩のリスクが高まります。「廃棄する書類（シュレッダー行き）」と「保管する書類」を厳密に分け、決して放置しないよう管理体制を敷くことが重要です。
3. 効率が劇的に上がる「片付けの3ステップ」
オフィスの片付けは、以下の3ステップで進めるとスムーズです。
3-1. すべて「出す」（全出し）
まず、引き出しやキャビネットの中身をすべて出し、机の上や床に並べます。「何がどれだけあるか」を可視化することがスタートです。
3-2. 「分ける」（仕分け）
出したものを「必要」か「不要」かに分けます。ここが最も難しいポイントなので、事前に基準を決めておきましょう。
| 分類 | 判断基準の例 | アクション |
|---|---|---|
| 今使う | 現在進行中の案件、毎日使う文具 | デスク・手元の棚へ |
| いつか使う（保管） | 法定保存文書、経理書類、季節用品 | 共有キャビネット・倉庫へ |
| 使わない | 期限切れ書類、壊れた備品、重複したもの | 廃棄・リサイクル |
3-3. 「しまう」（定位置管理）
必要なものだけを収納スペースに戻します。この際、「誰が見てもどこにあるか分かる」ようにラベリングを行い、定位置（アドレス）を決めることが重要です。
4. キレイな状態を維持する「ルール作り」
一度片付けても、ルールがなければすぐにリバウンドします。
- 共有物の定位置徹底：使ったら必ず元の場所に戻す。
- 保管期限の設定：「いつまで保存するか」を明記し、期限が来たら廃棄するフローを作る。
- クリアデスクの実践：帰宅時は机の上にパソコン以外置かないルールにする。
トヨタ式のように「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ（5S）」を意識し、社員全員で環境維持に取り組みましょう。
5. 収納不足は「トランクルーム」で解決
「整理しても、どうしても物が入り切らない」
「法定保存文書の箱が山積みで、執務スペースを圧迫している」
このような場合、無理にオフィス内に詰め込むのは得策ではありません。坪単価の高いオフィスを「物置き」として使うのは、コストの無駄だからです。
そこで活用したいのが、法人利用も多い「屋内型トランクルーム」です。
5-1. 法人・オフィス利用に最適な「アルファトランク」
都内・神奈川・千葉を中心に展開する「アルファトランク」は、オフィスの「第2の倉庫」として多くの企業様にご利用いただいています。
- コスト削減：広いオフィスへ移転するよりも、低コストで保管スペースを確保できます。
- 万全のセキュリティ：契約者以外の立ち入りを制限し、警備システムを完備。機密文書の保管も安心です。
- 快適な保管環境：屋内型で空調設備（一部除く）が整っており、書類や機器の劣化を防ぎます。
- 24時間出し入れ自由：急に書類が必要になった時でも、すぐに取りに行くことが可能です。
使用頻度の低い書類、イベント用品、販促グッズなどをトランクルームに移すだけで、オフィスは広くなり、本来の「仕事をする場所」としての機能を取り戻せます。
まずは「キャンペーン」でコストメリットを体験
現在、お得なキャンペーンを実施中です。オフィスの収納問題でお困りの方は、ぜひお近くのアルファトランクをご検討ください。
6. オフィスの片付けに関するよくある質問
- Q. オフィスを片付ける最大のメリットは何ですか？
- A. 「探す時間」の削減による業務効率アップです。また、清潔な環境は社員のストレスを減らし、企業の好感度アップにも繋がります。
- Q. 出てきた大量の不用品はどうすればいいですか？
- A. 事業活動に伴うゴミは「産業廃棄物」となるため、自治体の回収には出せません。許可を持った専門業者に回収を依頼してください。
- Q. トランクルームにはどのようなものを預ける企業が多いですか？
- A. 法定保存期間のある経理書類、契約書、年に数回しか使わないイベント用品、季節ごとの販促物、在庫商品などが多く預けられています。一時的なオフィス移転時の荷物保管先としても活用されています。
