オフィスを片付けるポイントと注意点〜トランクルームを活用する方法〜

1．オフィスで散らかりやすい場所は？

まずは、オフィスで散らかりやすい場所をチェックしておきましょう。

1-1．デスク周辺

オフィスの中で最も散らかりやすい場所といえば、個人のデスクまわりです。個人のデスクは、私物と会社のものが混ざりやすいところでもあるため、すぐに散らかってしまいます。また、整理が得意な人と苦手な人で差が生まれてしまうケースもあるでしょう。整理整頓が苦手な人ほど、デスクまわりが汚くなりがちです。

1-2．共有スペース

給湯室や休憩室などの共有スペースも、オフィスで散らかりやすい場所です。給湯室にはそれぞれが使っているコップや食べものが置いてあると思います。常に毎日使う場所だからこそ、いろいろなもので散らかっていたり、汚れたりしてしまいがちです。また、不特定多数の人が出入りするエントランスも汚れやすい傾向があります。エントランスは会社の顔となる場所でもあるため、汚いと顧客やクライアントに悪い印象を与えてしまうでしょう。

1-3．書類や郵便物の保管場所

書類や郵便物を保管する場所も、散らかりやすくなるので注意しなければなりません。最近は、ペーパーレス化が注目されていますが、まだまだ書類を使っている会社が多いでしょう。仕事に必要な資料や書類は次から次へと増えていくものなので、きちんと整理しておかなければ保管場所が書類だらけになってしまいます。古い書類は定期的に処理していく仕組みを作ることが大切です。

2．オフィスを片付ける際の注意点

ここでは、オフィスを片付ける際の注意点をいくつか紹介します。

2-1．理想のオフィスをイメージする

オフィスを片付ける前に、どのようなオフィスにしたいのかイメージを固めることが大切です。「とにかく片付けなければならない」と適当に作業を始めてしまえば、余計にごちゃごちゃな状態になってしまう恐れがあります。どのようなオフィスにしたいのかイメージを固めて作業を始めることで、スムーズに進められるようになるでしょう。また、ゴールが明確になっていると、必要なものと不要なものの判断がしやすくなります。

2-2．収納グッズは片付け後に用意する

オフィスを整理整頓するために、さまざまな収納グッズやアイテムを購入する方はいると思います。けれども、片付け前に収納グッズを購入するのはNGです。新しい収納グッズを使いたいのなら、片付け後に購入しましょう。片付け前に購入していたとしても、オフィスを整理したら意外と必要なかったというケースがあるからです。その結果、持て余してしまうことになり、せっかく購入した収納グッズが無駄になってしまいます。

2-3．仕事と片付け作業は別々で行う

仕事をしながら片付けを続けるのは、結構大変なことです。「片付けはすぐに終わるから」と、仕事の片手間で行うとすべてが中途半端になってしまうでしょう。仕事に必要な書類を捨ててしまったり、逆に仕事がうまくいかなかったりしてしまう恐れがあります。トラブルにならないためにも、仕事と片付け作業は別々に行いましょう。

2-4．個人情報・企業機密の流出に要注意

オフィスの片付けで注意しておきたいのは、個人情報や企業機密の流出です。オフィスで扱うデータや書類には、外部に流出してはいけないものがたくさん含まれているでしょう。片付け作業中に外部へ持ち出してしまったり、重要書類をなくしてしまったりする恐れがあります。そのようなトラブルが起きないように、片付けのルールや管理体制を徹底しておかなければなりません。

3．オフィスを片付けるポイント

ここでは、オフィスを片付けるポイントについて詳しく説明します。

3-1．収納スペースに入っているものを取り出す

まずは、机の引き出しやロッカー・棚など、収納スペースに入っているものをすべて取り出します。いったん、入っているものをすべて取り出すことで、何があるのか、どのくらいの量があるのか把握しやすくなるからです。収納スペースにものが入ったまま整理したり入れ替えたりしても、整理整頓できません。収納物を把握してから片付けたほうが、作業は捗（はかど）りやすくなるでしょう。

3-2．必要なもの・不要なものに分類する

収納スペースからすべてのものを取り出したら、必要なものと不要なものに分類しましょう。ここで、悩んでしまうのが分類の判断基準です。どのようなものを処分すればいいのか、残しておけばいいのか分からないときは、上司や責任者に尋ねましょう。特に、書類の中には、企業機密や顧客情報が記載しているものもあるので取り扱いには注意が必要です。自分のデスクを整理する際は、必要なものと要らないものが判断しやすくなるので、実際に使うことがなければ処分しましょう。

3-3．定位置を決める

不要なものは処分し、残ったものは収納スペースへ片付けることになりますが、その際にものの定位置をしっかりと決めるのが大切なポイントです。定位置を決めておかなければ、すぐに散らかってしまう恐れがあります。共有・専用に限らず、オフィスではものの定位置をきちんと決めてください。なお、定位置は、使用場所の近く・使用頻度によって置き場所を決めるといいでしょう。

4．オフィスをキレイに保つコツ

ここでは、オフィスをキレイに保つコツを解説します。

4-1．定期的に見直す

キレイなオフィスを保つためには、定期的に見直すことが大切です。片付けたらそこで終わりではなく、時間に余裕ができたらデスクまわりを片付けたり、散らかっている箇所がないかチェックしたりしましょう。整理整頓や片付けを習慣化することで、キレイなオフィスが維持できます。

4-2．片付けのルールを共有する

社員全員が片付けのルールを把握しておくことも、キレイなオフィスを維持するコツです。オフィスは複数の社員で共有している場所だからこそ、全員が片付けに協力的でなければなりません。片付けのルールが徹底していないと、キレイにしてもすぐに散らかってしまいます。ルール作りとしては、ラベリングでものの定位置を明確にしたり、文章にまとめて見やすいところに掲示したりするなどです。また、社員全員が参加する片付けタイムを設けるのもいいでしょう。

4-3．保管期限を設ける

オフィスにたまりやすい書類などは、保管期限を設けてください。捨てるべきか残すべきかの判断基準が明確になっていれば、社員全員が身のまわりにあるものを分別しやすくなります。たとえば、トヨタでは、現在進行形で使っている「今使うもの」・「いつか使うもの」・「いつまでたっても使わないもの」の3つに分類していることで有名です。「いつか使うもの」でも「いつか」の期限をきちんと設けることで、使い終わったらすぐに処分できます。

4-4．不要なものはすぐに処分する

使っていないものや不要なものは、すぐに処分することも大切なポイントです。要らないものをデスクに置いてしまったり、空きスペースに放置したりしてしまうと、どんどん汚れてしまいます。「ここに置いておけばいいや」と、ほかの社員もどんどん不要なものを放置してしまい、悪循環が生まれてしまうでしょう。キレイなオフィスを保つためには、不要なものや使っていないものをすぐに処分することが大切です。

5．トランクルームを活用しよう

ここでは、トランクルームの活用方法を解説します。

5-1．収納スペースがレンタルできる

オフィスに置けないものや保管場所がない場合は、トランクルームの利用がおすすめです。トランクルームは収納スペースのレンタルサービスで、オフィス以外の場所に保管スペースが確保できます。必要ないけど保管しなければならない書類や、一時的に移動しておきたいオフィス家具などもトランクルームに置くことができるでしょう。どうしてもオフィスに収納スペースがない場合は、トランクルームの利用も検討してみてください。

5-2．屋内型トランクルームがおすすめ

オフィス用品を保管する際は、屋内型のトランクルームがおすすめです。屋内型は屋外型よりも月額料金が高めに設定されていますが、空調設備や防犯設備が整っています。空調設備が整っているトランクルームなら、書類を保管していても安心です。外部に流出してはいけない重要機密の書類でも、防犯設備が整っているトランクルームなら安心して保管できるでしょう。なお、トランクルームを利用する際は、収納したい量やものに合わせてベストな広さを選んでください。

5-3．トランクルーム業者の選び方をチェック！

トランクルームの需要が高まっている今、悪質な業者とのトラブルが多発しているので注意しなければなりません。たとえば、「見積書にはない初期費用を請求された」「トランクルームがホームページの写真とは違っていた」などのトラブルが起きています。このようなトラブルにならないためにも、トランクルーム業者選びのポイントを把握しておくことが大切です。業者を選ぶ際は、下記のポイントを参考にしてください。

• トランクルームの種類が豊富か
• 空調設備や防犯設備が整っているか
• 料金設定が明確になっているか
• スタッフの対応が丁寧でスピーディーか
• 口コミや評判がいいか

東京都と神奈川県を中心にトランクルームを運営しているアルファトランクでは、365日24時間の出し入れが可能です。出入口にはセキュリティーを完備しており、緊急時を含め24時間体制で警備保障が対応しております。オフィス用品の保管場所でお悩みの方は、ぜひ一度お問い合わせください。

6．オフィスの片付けに関してよくある質問

オフィスの片付けに関する質問を5つピックアップしてみました。

Q．オフィスを片付けるメリットは？
A．大きなメリットは、仕事の効率がアップすることです。どこに何があるのか把握できている状態なら、必要なものをすぐに手に取ることができるでしょう。探す手間も省けますし、仕事がしやすい環境になります。

Q．片付けで出た不用品を処分する方法は？
A．オフィスで使用した不用品は産業廃棄物になるため、自治体の収集サービスを利用して捨てることはできません。一般的に、産業廃棄物収集運搬許可を取得している業者へ依頼することになるでしょう。また、問題なく使えるオフィス用品は買い取ってもらえる可能性もあります。

Q．5S活動とは？
A．整理・整頓・清掃・清潔・しつけの頭文字を取って呼ばれている活動のことです。最初は、製造業で取り組みが始まりましたが、働き改革の流れによってオフィスでも使われるようになってきました。この5S活動を徹底することで、働きやすい環境作りができます。

Q．書類整理のポイントは？
A．必要な書類がすぐに取り出せる工夫が必要です。たとえば、仕事内容・ジャンルごとにファイリングしたり、見出しをつけたりするなど、いろいろな工夫があります。書類を平積みで置いているオフィスもありますが、平積みは必要な書類を探し出すのに時間がかかってしまうのでNGです。平積みよりもファイルにまとめておいたほうが、整理整頓しやすくなるでしょう。

Q．トランクルームの活用方法は？
A．オフィスの片付けだけでなく、移転時の一時保管先としてもトランクルームは活用できます。テレワークが推奨されている今、オフィススペースの縮小を検討している企業も増えてきていることでしょう。荷物を一時的に保管しておきたいときは、ぜひトランクルームの利用を検討してみてください。

まとめ

オフィスを片付けるポイントは、まず収納スペースに入っているものを取り出し、そこから必要なものと不要なものに仕分けていくことです。不要なものは処分して、必要なものは定位置を決めてから片付けていきましょう。また、定期的に見直したり、片付けのルールを共有したりすることで、キレイなオフィスが維持できます。どうしてもオフィスで保管できない場合は、トランクルームを活用するのも方法の1つです。アルファトランクでは、東京都内と神奈川県を中心にさまざまなトランクルームを運営しているので、ぜひチェックしてください。